テーマを持った戦略的なオフィス移転をご提案します。
「何から始めたらいいのか分からない」というお客様でもご安心ください。
オフィス移転の専門家がスムーズな移転をサポートします。
オフィス移転
今のオフィスで感じるストレスや不便さ、不満を挙げてみましょう。
- オフィス内のレイアウトが雑で使いにくい
- 通路が狭く、社員同士が良くぶつかる
- 会議室が少ないため、打合せができず、社内コミュニケーションが希薄
- エントランスがなく、ワークスペースが来客から丸見え
これらのトラブルやストレスを解決するためには、まずお客様自身が「賃料」「広さ」「立地」などの物理的な条件をきちんと整理し、「新しいオフィスの環境に何を望むのか」について優先順位をつけておくことが何より大切です。
また、目的についても明確にしておくことで、さらに満足度の高いオフィス移転が実現できます。「応募者や来客に対してのアピールしたい」「社員のモチベーションを上げたい」「コミュニケーションしやすい環境を作りたい」など、戦略を明確にしましょう。
近年では、セキュリティー強化（ISMS、Pマーク、マイナンバー対策）や、環境対策（ISO対策）、防災なども視野に入れた計画をさせる企業も増える傾向にあります。
オフィス移転４つのポイント
ゆとりを持ったスケジュール
まずは大まかなスケジュールを早く組むことがポイントです。移転には様々な工事や作業があり、すべてが予定通りに進むとは言い切れません。初めからタイトなスケジュールを組んでしまうと、後半で「時間が足りない！」「間に合わなかった！」という事態になりかねません。余裕を持ったスケジュールをご一緒に考え、ご提案いたします。
新オフィスの下見ポイント
物件の下見も大切なポイント。出来ればじっくり時間を割きたいものです。ここでチェックするのは物件の設備です。
- 空調の吹き出し口がどこにあるか
- セキュリティー面はどうか
- ICT関連設備に強いOAフロアになっているか
- 天井高はどれ位か
- 防災設備の配置はどうなっているか
上記はチェック項目のごく一部ですが、入居後の利便性を軸に下見しましょう。また、内装工事をする際、ビル管理会社との調整が必要になるケースも多いため、賃貸借契約を取り交わす前にチェックする必要があるでしょう。
移転費用も分類して明確に
ポイントは依頼する業者によって、内装や什器、オフィス家具のグレードや料金が様々だということ。内容や対応、全体にバランスの取れた料金かどうかをしっかり確認しておきましょう。そのためには、早い時期にショールーム等に行って、家具や内装の建材などの実物を見ておくとよいでしょう。
移転時にかかる費用例
| 賃貸借契約時に必要な費用 |
契約日から数ヵ月無料になるフリーレントの有無、共益費の額面などランニングコストに影響する費用も考慮しておきましょう。 |
|---|---|
| 各工事費用 |
支払い方法も各社に確認しましょう。 |
| 家具・什器の購入 および廃棄費用 |
オフィス家具メーカーに購入費用や搬入設置費用を確認します。
古い机や書棚など不用品の量を確認します。 |
| 移転費用 | 荷物の量と移転先までの距離から引越会社に見積りを出してもらいます。 支払いは基本的に作業終了後です。 |
| 原状回復費用 | 基本的に預けてある敷金から差し引かれて、工事終了後返還されます。 大掛かりな造作をしていた場合は、相当な費用負担が発生するケースがあります。 |
| その他 |
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チェックリストでスムーズに
社内でチェックリストを作成し、移転に必要なことを書き出して「誰が、いつ、何をやるか」をしっかりと確認し合いましょう。
| 現在のオフィスに関する 確認項目 |
①解約予告に関する確認
②原状回復に関する確認
③原状回復工事の着手 ④預託金の返還 |
|---|---|
| 移転先の新オフィスに関する 作業スケジュール |
①移転準備プロジェクト編成
②オフィスレイアウト作成
③電話回線移設の専門業者への依頼
④OA機器移設の専門業者への依頼
⑤リース会社への連絡
⑥取引先等への移転挨拶
⑦社内印刷物の作成
⑧社員証明書の再発行 ⑨通勤定期の変更・買い替え ⑩移転登記 |
| 内装業者・家具メーカーの 作業スケジュール |
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| お客様と引越し業者間での 作業スケジュール |
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