企業が従業員の出退勤や休暇、欠勤などの状況を把握し、適切な勤務時間を守れているかどうかを把握するために行うものとして勤怠管理がありますよね。

最近ではWeb勤怠管理システムを導入している企業も多く、モバイルデバイスやICカードなどを利用することで、リアルタイムでの管理ができるようになっています。とても重要なこの勤怠管理というお仕事ですが、システムを導入することによって、あなたのオフィスにどんな変化があるのでしょうか？

Web勤怠管理システムを導入するメリット

Web勤怠管理システムを導入することのメリットの一つは、労働時間の正確性を確保できることでしょう。従来行われていたタイムカードとタイムレコーダーによる方法では、給与計算などを新たにデータ入力する必要があり、時として入力ミスが起こってしまうことがあるのです。

また、日報などでも不正申告が起こる可能性があり、正確な管理をするには手間がかかってしまいます。Web勤怠管理システムではICカードやスマートフォンなど必要に応じた仕組みを構築することで簡単に労働時間の管理をすることができますよ。

また他のメリットとして、労働時間に対しての割増賃金の計算を効率化できることが挙げられるでしょう。システムと連動させることで時間外労働や休日出勤、深夜労働などの賃金計算を自動的に計算することができるのです。

勤怠管理をする意義って？

勤怠管理は、企業が従業員の就業状態を把握し、適切な給与を払うために必要不可欠なものになります。また、就業状態を把握することはコンプライアンスの観点からも重要になり、現在は、Web勤怠管理システムを導入することで、従来の方法に比べてより効率的に行えるようになっています。

勤怠管理をする意義としては大きく3つの内容を挙げることができます。まず1つ目として、残業代など賃金面でのトラブルを防ぐことが挙げられるでしょう。管理がしっかり行き届いてない場合には未払いなどが起こる可能性も高く、より正確な管理が求められます。2つ目としては従業員の労働状態を把握できる点があります。勤怠管理を行うことで、例えば過重労働などを把握することができます。この確認をすることで勤務環境を改善することができるはずです。

3つ目には、訴訟リスクや行政指導に対処できることがあります。仮に残業や休日出勤などで未払いがあった場合などでは、最悪、訴訟まで発展してしまうこともあり、休暇などが法に定められた内容になっていない場合には罰則を受けることに繋がってしまうかもしれません。勤怠管理をシステムでしっかり行っておけば、そもそも勤怠データの漏れが少なくなりますし、集めたデータを提出することで勤務時間や出勤日数に問題はなかったことの証明を簡単にできます。

最新のWeb勤怠管理システム事情とは？

Web勤怠管理システムを導入することで、データの集計作業の大幅な削減、人件費のリアルタイムの把握、労働法改正への対応など、様々な内容に関してより効率的に行うことができるようになりますよ。

最新のサービスにおいてはより進化したシステムが提供されており、ここには、顔認証で打刻するシステム、GPSと連動することで位置情報を確認し打刻ができる機能、Twitterと連動した「つぶやき打刻」など、多くの機能が搭載されているようです。

中でも生体認証の１つである顔認証は、導入にはコストはかかるものの大きなメリットがあります。そのメリットには大きく分けて2つの内容があります。まず、ICカードやテンキーによる認証と比べて成りすましが難しく、セキュリティ性が高い点です。2つ目としては本人の生体的な特徴によってIDの認証を行うためにICカードなどを携帯する必要がない点があります。そのために、運用面や管理面において、負担を軽減することができるようになるのです。

まとめ

勤怠管理は、企業にとって重要な役割を果たしています。導入には確かにコストがかかります。しかし、システムの導入によって従来の方法に比べて正確さとあわせて大幅な効率化が見込めるなどのメリットもあります。

このコストをかけることによって、今までこの業務にかかっていた人件費が浮くようになれば十分導入のメリットがありますよね。あなたのオフィスでも導入を検討してみてはいかがでしょうか？