新型コロナウイルス（COVID-19）の感染拡大に伴う影響で、いま多くの企業が新しい働き方に適応することを求められています。

緊急事態宣言をはじめとした外出自粛要請によって自粛ムードが高まったなかで、慌てて「テレワーク」を導入した企業も少なくなかったでしょう。
最初は手探り状態で始まった「テレワーク」の導入も、少しずつ慣れてきた感のある会社もあるかもしれません。

そこで次の課題となるのが、今後もいっそう浸透していくと予想されるテレワーク制度を取り入れたうえでの企業の成長です。
業務効率化や生産性の向上、そして業績を上げること。
新型コロナウイルスによって多くの企業が経営にダメージを受けるなかで、ウィズコロナの時代に生き残っていくことが命題となっています。

テレワーク制度を導入した企業にとって成長のカギとなるのは、やはり「人」でしょう。
リモートで働く社員の意識やパフォーマンスを上げることが、企業の生き残りには欠かせなくなってきています。

ですが、その際に問題として挙がるのが「従業員間のコミュニケーション」です。
オンラインツールが鍵になりますが、最初はそう上手くいきません。
伝達が遅れたり手間がかかったりするケースがよくみられます。
コミュニケーションに問題があると、生産性や売上の低下にも繋がりやすいでしょう。

この記事では、テレワークにおけるコミュニケーションの注意点と解決策について解説していきます。
本記事を読んでからすぐにでも実践できるポイントも押さえてありますので、是非、参考にしてみてください。

テレワークにおけるコミュニケーションの注意点と解決策を徹底解説

テレワークによって発生するコミュニケーションの問題とは

テレワークやリモートワークの実績があまりない企業がいざ在宅勤務をはじめると、様々な問題が浮かび上がってきて直面することになります。

そのなかでも、コミュニケーションの問題は最大の難関のひとつといっても過言ではありません。
これまで対面であれば簡単に伝えることのできた内容が、テレワークではなかなか上手く伝わらないものです。
内容が上手く伝わらないと、タスクの進行に支障がでたり、思わぬミスが生じてしまったりするリスクもあります。

伝え方が良くないと、お互いにストレスを感じてしまう可能性も否定できません。
テレワークでコミュニケーションを円滑にするためにはオンラインツールを準備して使いこなす必要がありますが、これも一筋縄ではいかないでしょう。

チームメンバーのモチベーションが下がるケースも、懸念材料として考えておく必要があります。
テレワークでは実際に仕事をしている様子を上司に見てもらえないため、「どういった基準で評価するのだろう？」と不安に思う部下もいるでしょう。

また、社員によってはテレワークの導入によって孤独感に苛まれるケースもあります。
会社に出勤しなくなったおかげで外出そのものが減り、引きこもりがちになってしまう可能性も考慮しなくてはいけません。
特に一人暮らしの社員は注意が必要でしょう。
テレワークをサポートする便利なツールはいくつもありますが、在宅勤務による課題や問題を完全に解消するのは難しい状況です。

テレワークを通してコミュニケーションの形をいま一度見直してみる

確かにテレワークではコミュニケーションの問題が発生しやすいですが、今までの仕事のやり方や制度などを見直すよい機会とも言えます。

テレワークになってから意図が伝わりにくくなったと感じる人は、下記の点について確認してみてください。

  • 伝えるべき事項や伝えたい意図に関して、言葉足らずになってしまっていないか
  • ミーティングなど事前に準備ができるものに関して、先んじてアジェンダや話すべき内容を決めているか
  • 一方的に話したりするだけではなく、相手の意見を聞いたり引き出したりできる機会を設けているか
  • 無意識のうちに、相手が不快になるような表現を使用したり、ストレスを感じてしまうような口調になってしまっていないか
  • 複数名でのミーティングを行う際などに、主語を省略して曖昧な言葉や表現になってしまっていないか

上記の項目を意識しながらコミュニケーションを図ることで、伝えたい内容を円滑に伝えることができるでしょう。

また、チャットやメールだけで要件を伝えようとすると、少し冷たい雰囲気になりやすいです。
突き放した印象を避けたいのであれば、相手が質問しやすくなるような優しい言葉を意識的に入れるようにすることもポイントになります。

社員が引きこもりがちだと気づいたら、ビデオ通話などでときどき声をかけてあげるのも大切です。
その際は仕事の話ではなく、他愛のない雑談で相手の気晴らしになってあげることを心がけましょう。

オンラインツールになかなか慣れないなどの問題については、会社側や理解が早い社員が運用マニュアルを作って社内に共有することをおすすめします。
ただし、業務が忙し過ぎるとマニュアルを作る時間もなかなか取れないので、誰かに依頼する際は業務量の調整やサポート体制をつくるなどのフォローが大切になります。
テレワーク環境の整備を行うことで業務の負担が一時的に増えるかもしれませんが、オンラインツールを全員が円滑に使えるようになれば、業務の生産性は上がるでしょう。

こうした心がけや施策をとることで、テレワークをきっかけに社内全体のコミュニケーションが改善されることになります。
コミュニケーションが円滑にまわりだせばテレワークは新しい働き方として社員に定着していくでしょう。
ウィズコロナ時代・ニューノーマルの時代へと移行したあとも、その経験は生きてくるはずです。

業務の見える化と信頼のバランスがテレワークを成功に導くポイント

テレワークがスムーズになる方法をいくつか紹介しましたが、何事もバランスが大切です。
急激に環境整備のための業務やルールを導入しても、まわりの社員やチームメンバーに戸惑いや負担をかけてしまう可能性もあります。

大事になってくるのは、社内やチーム内での意識の共有。
テレワークにおけるコミュニケーションを円滑にするための取組を、全員が意識的に行なっていくことで無理なく進めていくことができるでしょう。

また、テレワークのストレスなどでモチベーションが下がってしまっている従業員に対して、ビデオ通話で相談に乗るのはよいことですが、あまりに頻度が多いと相手の負担になるかもしれません。
必要最低限の連絡だけしかしないのは問題ですが、かといって過度なアプローチも相手にストレスを与えます。

社員を正当に評価するために業務の見える化を徹底するのも、下手をすれば息苦しい雰囲気を作り出す温床になってしまうでしょう。
突き詰め過ぎると、それを管理する側も管理される側も疲弊し、かえって生産性が下がるおそれがあります。
業務の見える化はある程度必要ですが、それと同じぐらい社員を信頼して任せる姿勢も重要になるでしょう。
必要に応じて、これまでの評価制度から新しい評価制度を取り入れるのもひとつの有効な手段だといえます。

コミュニケーションの円滑化がテレワークを成功に導く

テレワーク中のコミュニケーション方法については、会社やチームの特色に合わせてルールを作るのが理想です。
従業員の意見を柔軟に取り入れ、ストレスのない仕事環境を目指していきましょう。

ただし、テレワークの環境が完全に整ったとしても、やはり時には出社して顔合わせするのは大切です。
そのためにも、オフィス環境は万全のウイルス感染対策を用意しておきたいところ。
弊社では、フィジカルディスタンスがとれるようなオフィス設計や、飛沫対策やタッチポイントが自然と削減できるオフィスレイアウトなどをご提案可能です。
お客様のご希望に合わせて、デザイン面を損なわずにウイルス感染対策に適したオフィスづくりを実現いたしますので、お気軽にお問い合わせください。