会社が使用しているオフィスには重要な情報がたくさんあり、それを守るためにセキュリティの設備がいくつも設置されているのが一般的ですよね。例えば、入退出管理をすることで不法侵入を防ぐことができると同時に、社員の動きを管理することにも繋がります。市場に流通している機種はたくさんありますが、その中からあなたの会社に一番ぴったりなシステムを選ぶことがとても大切ですね。

今回の記事ではそんな入退出管理システムについてご紹介をしていきます。あなたの会社に一番合うシステムを見つけていきましょう。

そもそもオフィスの入退出管理をする理由とは？

通常のカギでも不法侵入者を防ぐことはできます。しかし、セキュリティや勤怠管理という視点からすると情報や機器の流出だけではなく、人の出入りを管理することもとても重要です。

残業の規制などが厳しくなっている昨今、夜遅くまで働きすぎている社員がいないかどうか、休日出勤している社員は規定の時間内の出社になっているか、その分の代休を取得しているか、など、会社がしっかりと社員の勤務について管理しているのかがますます重要視されるようになってきています。

一昔前まではサービス残業が当たり前という時代だったかもしれません。しかし、現代ではそれは企業のモラルとして避けるべき事項となっています。オフィスの出入りを記録するだけで多くのことがわかります。それは企業活動の効率化のヒントにもなるでしょう。

どんな設備やツールがあるの？

次に、管理のための設備やツールを紹介しましょう。いくつかのタイプがありますが、オーソドックスな設備では社員全員がカードを持ち、部屋に入る時にセンサーにカードをかざすことでロックが解除され、ドアが閉まったら、一定時間後に自動的にロックされるというものです。また、誰がいつ入室したかはすべて記録されます。

ただ、この設備ではドアが開いている時に別の人が一緒に通っても記録されません。これに対して、ドア側にゲート式のセンサーを付ければ、その場所を通ったことが記録されます。これは入口の施錠・解錠とは別のツールとなりますが、社員の出入りを管理し、会社に無関係な人の出入りがないかを調べることが可能になります。

このようなツールは、機密情報を取り扱う部屋など、特に厳重な管理をしなければならない場所では重要となります。また、入退出の記録はすべてデータとして保存されており、後からチェックすることもできるものが多いですよ。

自社のシステム・オフィスに適した設備を導入しよう

システムにはいろいろなパターンがありますが、自社にどのようなシステムを導入すればいいかを考えなければなりません。それを決めるためにまず考える必要があるのはその設備の導入目的です。部外者の入室を制限するのであれば、社員にカードを持たせて、開錠の手段とすることが一番シンプルです。

また、オフィスへの入退出の時間を記録することはもちろん可能ですが、場合によっては入室制限だけに絞り込むこともできます。就業時間外に人が出入りしているかを確認するのであれば、入退出の時刻を記録しなければなりません。一方で、入室制限であれば一方向だけの施錠となります。つまり、入室は記録されますが退室は特に記録はされないのです。

このように、何のために入退室管理システムを導入するかということを明確にしなければ、あなたの会社に必要なシステムを選ぶことができませんよね。

また、導入にあたっては費用対効果も検証する必要があるでしょう。情報化社会を迎えた現在において、社内への入室管理システムが導入されていない企業は、情報の安全を守ることに対する意識の薄い企業だとみなされてしまうかもしれません。

それが会社にとってどの程度の機会損失になっているかを考えることで、オフィスに必要なシステムの判断材料のひとつになりますよね。

まとめ

ここまで説明してきたように、オフィスのセキュリティシステム導入への意識は年々高まりつつあります。この傾向は今後も続くでしょうし、新築のオフィスでは入居時からセキュリティを重視しているケースも多くなっているようです。この記事を参考にしていただいて、セキュリティ万全で快適なオフィス作りをしていきましょう。