大人数で会議をしたり、プレゼンテーションをしたりする時、社内にある会議室のスペースでは足りないことがありますよね。そんな時にオススメなのが「貸し会議室」です。

今回の記事では、貸し会議室のメリットとデメリットについてご紹介していきますので、「貸し会議室にどんなメリットやデメリットがあるのか気になる」という方は、ぜひご覧ください。

貸し会議室ならではのメリットとは

・目的に応じて会議室の広さを選べる

貸し会議室のメリットとして、まず挙げられるのは「目的によって会議室の広さを選べること」です。基本的に貸し会議室を提供している施設などでは、一定の広さだけでなく、さまざまな大きさの会議室を用意しています。

そのため、単純に会議を行なうためだけでなく、セミナーや企業研修、講演会、展示会などでも利用することができるのです。開催する内容によって会議室の大きさを選べることは、会社にある会議室にはない魅力ではないでしょうか。

・場所を選んで会議室を借りられる

貸し会議室のメリットとして、次に挙げられるのは「借りられる場所を選べること」です。

最近では、貸し会議室の需要が高まってきていることもあり、どこからでもアクセスしやすい都内の駅周辺やオフィスビルが密集しているエリアなど、さまざまな場所で貸し会議室が提供されています。

そのため、参加者側はもちろん、主催者側にとってもアクセスしやすい立地で会議室を借り、セミナーなどを開催することができます。この自由に場所を選べるところは、貸し会議室ならではの特徴と言えます。

・必要な設備が整っている

セミナーや講演会などを行なうためには、プロジェクターやスクリーンなどの備品が必要になりますよね。実際、「自社では備品を揃えていない……」という方も多いのではないでしょうか。

しかし、貸し会議室では、それぞれの用途に合わせた備品を無料で使えたり、レンタルしたりすることができるのです。また、イスやテーブルの数も豊富にありますので、人数に合わせて用意することもできます。

自社では準備しにくい設備が整っているところも貸し会議室の魅力の1つです。

一方、貸し会議室にはデメリットも……

貸し会議室にはメリットがある一方で、デメリットもあります。それは「利用回数が多いとコストがかさむ」ということです。

これは当たり前のことですが、やはり貸し会議室を利用する頻度が高いと、その分のコストも増えていきます。年に数回程度であれば、それほどコストが気になることはないと思いますが、月に何回も貸し会議室を利用するとなると、かなりの料金がかかることになりますよね。

そのため、貸し会議室を借りる前に、本当に自社の会議室でできない開催内容なのかを見極めていくことが大切になります。「中々判断が難しい……」という場合は、1つひとつのイベントをプロジェクトとして動かし、メンバーで綿密に検討していく方法をオススメします。

貸し会議室は積極的に活用していこう！

デメリットがあるとはいえ、貸し会議室を利用することのメリットは大きいと言えます。特に自社で広い会議室やセミナーなどで必要となる備品を用意していない場合は、これからオフィスを増設したり、備品を取り揃えたりすること自体にコストがかかってしまいます。

そこを考えると、イベントの度に貸し会議室を利用した方がコスト削減にも有効であると言えます。自社の会議室でセミナーなどを行なうのが難しい場合は、ぜひ積極的に貸し会議室を借りてみると良いでしょう。

まとめ

今回は貸し会議室のメリットとデメリットについてご紹介してきましたが、いかがでしたか？最近では、貸し会議室を利用する会社も徐々に増えてきています。みなさんの会社でも、ぜひここでお話ししたメリットとデメリットを踏まえた上で、貸し会議室の利用を積極的に検討してみてはいかがでしょうか。