取引している会社と商談を行なう際に利用される応接室。あなたの会社では、そのレイアウトに工夫を凝らしているでしょうか。今回の記事では、応接室のレイアウトを工夫することのメリットと、レイアウトする際のコツについてご紹介していきます。

また、応接室自体をオフィスのどこに配置すれば良いのかもお話ししていきますので、これから応接室をつくろうとしている方は、ぜひ参考にしてください。

応接室レイアウト

応接室のレイアウトを工夫することのメリット

1.会社のイメージアップにつながる

応接室は、オフィスの中でも社外の人たちが出入りする頻度が高いところです。そのため、応接室のイメージがそのまま会社のイメージにつながることも少なくありません。

レイアウトに工夫を加え、社外の人たちに良い印象を持ってもらえれば、会社に対する印象も良くなり信用・信頼も得やすくなります。これは、応接室をレイアウトすることの大きなメリットと言えます。

2.商談がスムーズに進みやすくなる

商談がスムーズに進みやすくなることも、応接室をレイアウトすることのメリットと言えます。たとえば、テーブルやイスを会話しやすいような配置にしたり、空間を彩る植物を置いたりすることで、フラットな空間を生み出し、コミュニケーションを活発にすることができます。その結果、商談をスムーズに進められ、効率よく仕事をこなしていけます。

応接室のレイアウトを考える際のコツとは？

では、実際に応接室のレイアウトを行なう際のコツを見ていきましょう。

1.すんなり着席できるかどうかを考える

応接室のレイアウトを考える際は、まず来客した人がすんなり着席できる配置かどうかを確認しましょう。一般的には、一番奥が来客した人の席になります。そこまでの導線に余計なものを配置したり、歩行の妨げになるようなものを置いたりしないように注意が必要です。スムーズに着席できるレイアウトは、来客した人にストレスを与えないことにつながります。

2.イス選びを慎重に行なう

応接室のレイアウトでは、イス選びを慎重に行なうことも大切です。基本的に商談は長時間にわたって行なわれます。その時、座り心地の悪いイスだと疲労が溜まり、集中してコミュニケーションを取っていくことがなかなか難しくなります。

かといって、座り心地が良すぎるイスだと、リラックスし過ぎてしまい商談に集中できなくなることが考えられます。そのため、応接室のイスを選ぶ際は、疲労を感じ過ぎず、リラックスし過ぎない、バランスの取れたイスを採用すると良いでしょう。また、違和感なく座れるように、イスとテーブルの高さを工夫することも忘れないようにしましょう。

応接室自体の配置も工夫しよう

いくら応接室のレイアウトに工夫を凝らしても、応接室自体の配置があまり良くないと会社のイメージアップにつながりません。極端な例を挙げると、受付から応接室に移動するまでに執務室の中を通らなければならない状態は、来客した人に決して良い印象を与えません。

そのため、オフィスのどこに応接室を配置するか、ということはしっかり考えておく必要があります。理想は、以下のポイントを満たしたところに応接室を置くことです。

・オフィスの入口付近
・なるべく明るい場所

応接室自体の配置にも、このような工夫が必要になりますので、これから設置しようと考えている方はしっかり覚えておくようにしましょう。

まとめ

今回は応接室をレイアウトすることのメリットと、その時のコツについてご紹介してきました。今でもイスとテーブルを簡単に並べただけの応接室を設置している会社は数多くあります。「応接室で会社のイメージアップを図りたい…」「商談をスムーズに進めたい…」という方は、今から応接室のレイアウトに取り組み、そうした会社と差をつけてみてはいかがでしょうか？