忙しい経営者の方にとって秘書の存在は欠かせません。ですが、会社の方針として「新しい人材を採用して秘書を用意することに、資金を投じる余裕はない」ということも多いでしょう。そんなときに利用したいのが、「オンライン秘書」です。今回の記事では、オンライン秘書とはどのようなものなのか。メリット・デメリットとともにご紹介します。

オンライン秘書

オンライン秘書とは？

オンライン秘書はインターネット上で秘書業務を代行してくれるサービスのことをいいます。主にオンライン秘書サービスを提供する会社と、その会社と契約している在宅ワーカーなどに秘書業務を依頼する形になることが多いです。

基本的に依頼できる業務内容は通常の秘書の業務と変わりません。そのため、取引相手とのスケジュール調整などを依頼することができます。

ただ、オンライン秘書サービスの内容は幅広いため、場合によっては通常の秘書には頼めなかった作業などを依頼することも可能です。

たとえば、多言語能力に優れた人であれば、サービスを通じて翻訳業務を任せることができます。このようにさまざまな業務を代行してもらえる便利さから、今ではオンライン秘書を利用する会社が増えてきています。

オンライン秘書のメリット

それではオンライン秘書の主なメリットを3つご紹介します。

✓採用費を削減できる

オンライン秘書を利用すれば、秘書を用意するための人材採用を行なわないで済みます。それはつまり、秘書を採用するためのコストを削減できることにつながります。

✓人件費を削減できる

上記と関連していることですが、人材を採用しないで済むということは、そのぶん人件費を削減できることにもつながります。人材を採用すれば雇用している間、仕事がなくても給与を支払わなければなりません。オンライン秘書は必要なときに利用できるサービスなので、このような人件費を抑えることができます。

✓幅広い業務を依頼できる

さきほどもお話ししましたが、オンライン秘書は幅広い業務に対応しています。通常の秘書業務をはじめ、マーケティング系業務、Web系業務などを依頼することができます。オンライン秘書には専門分野に特化した人材がいるので安心して業務を任せられます。

オンライン秘書のデメリット

オンライン秘書にはメリットがある一方で、以下のようなデメリットもあります。

✓スキルが人によって異なる

とても便利なオンライン秘書ですが、スキルは人によって異なります。そのため、場合によっては業務スピードやクオリティが期待値を下回る結果となってしまう可能性もあります。あらかじめこのようなことが起こるリスクを理解しておきましょう。

✓オンラインでできない業務は依頼できない

オンライン秘書はその性質上、オンラインでできない業務は依頼できません。サービスを提供している会社の多くは在宅で行なえる範囲で業務を請け負うからです。そのため、基本的に同行や外回りの業務を依頼することは難しいでしょう。これは、オンライン秘書ならではのデメリットと言えます。

オンライン秘書を利用する際の注意点

実際にオンライン秘書を利用する際は、以下のポイントを念頭においておくことをオススメします。

✓対応サービスの確認

オンライン秘書を提供している会社すべてがどのような業務にも対応しているとは限りません。そのため、会社によっては自社のニーズとマッチしない可能性があります。オンライン秘書を利用する際は事前にどのような業務を依頼するかきちんと確認したうえで、どの会社にするか選びましょう。

✓依頼内容はきちんと伝える

オンライン秘書では依頼する側と依頼される側で顔が見えません。そのため、情報量がどうしても不足しがちです。うまくコミュニケーションができなければ、認識の相違から仕事でもミスが起こるリスクが高くなります。依頼内容はきちんと伝え、こうしたコミュニケーションエラーが起きないように注意しましょう。

まとめ

今回はオンライン秘書とはどのようなサービスか、メリット・デメリットとともにご紹介しました。オンライン秘書のニーズは今後も増えてくることが予想されます。人材採用に割く資金を抑えたいといった理由があるなら一度、オンライン秘書の利用を検討してみてはいかがでしょうか。