オフィスのIT化が進む昨今。多くの会社が受付業務をシステムで行なうようになってきました。今回は、そんな無人受付システムを導入することのメリットについてご紹介していきます。どんなメリットがあるのかわからない方は、ぜひ参考にしてください。

無人受付システム

無人受付システムとは？

無人受付システムは、言葉の通り、受付業務をすべてシステムで行なう方法のことを指します。これまでは、受付に人や電話、インターフォンを置いておくことが一般的でした。

ところが最近では、オフィスのIT化の流れを受けて、無人受付システムを導入する会社が増えてきています。この理由には、無人受付システムに多くのメリットがあるからです。では、具体的にどのようなメリットがあるのか、次の項目で見てみましょう。

無人受付システムを導入することのメリット

受付は「会社の顔」と言われています。つまり、会社のイメージを左右するほど重要なところというわけです。そこに無人受付システムを導入することでどんなメリットを得られるのでしょうか。主なメリットをご紹介します。

1.人件費を削減できる

有人の受付だと、どうしても人件費がかかります。また、お客様への対応や取次のやり方を教えることになると、多くの時間を費やすことになります。しかし、無人受付システムは、人を雇うより費用がかからず導入することができ、最初だけ動作の設定をしてしまえば何かしらのトラブルが起きない限り、時間を取られることがありません。

2.担当者につなぐための時間を削減できる

人や電話、インターフォンによる受付だと、必ず担当者への取次が発生します。担当者が在席している場合は、取次にそれほど時間がかかることはありませんが、離席している場合は、担当者を探す必要があり時間が余計にかかってしまいます。これは、取次の人はもちろん、来訪者の時間を無駄にすることにつながります。

しかし、無人受付システムでは、直接担当者に連絡することができますので、こうした取次の時間を削減することができます。

3.先進性をアピールできる

電話やインターフォンだけがただ置かれた受付は、来訪者に何のイメージも与えません。むしろ、無造作に置かれていると、印象を下げてしまう恐れもあります。無人受付システムを導入すると、会社の先進性をアピールでき、来訪者のイメージアップにつながります。

無人受付システムを選定する際のポイント

一口に無人受付システムと言っても、その種類はさまざまです。実際にオフィスに導入する際には、その中から選択する必要があるため、何を選べば良いか迷うことも少なくないでしょう。ここでは、無人受付システムを選定する際のポイントについてご説明します。

1.操作しやすいかどうかをチェックする

無人受付システムを選定する際は、まず操作性をチェックするようにしましょう。初めて見る人でも簡単に操作できるかどうか、表示される画面が複雑でないかどうかを基準にすることがコツです。操作が複雑だと来訪者が困惑し、不便なシステムだと思われてしまいます。

2.機能性に優れているかどうかを確認する

機能性を確認することも、無人受付システムを選定する際のポイントです。たとえば、カスタマイズすることで受付業務だけでなく、デジタルサイネージとして機能するかどうかをチェックしてみましょう。そうすることで、担当者を待っている来訪者に対して自社製品をアピールすることができたりします。

まとめ

無人受付システムは、これまでの受付業務のやり方を変える画期的なシステムです。業務の効率化や取引している会社のイメージアップを図れることを考えると、ぜひ導入していきたいところですね。これまで無人受付システムは、高価なものが多かったのですが、最近は市販のタブレット端末を活用した安価なものも出回っています。実際に無人受付システムを導入する際は、ぜひこれらのことも参考にしながら、種類の選定をしてみてください。