最近、テレビ会議システムを導入する会社が増えてきました。この記事を読んでくださっている方の中にも、これからテレビ会議システムを会社に取り入れようと考えている方も多いのではないでしょうか。でも、いざ導入しようとしても「そもそもテレビ会議システムってどういうもの？」「どんなメリットがあるの？」などの疑問をお持ちになる方もいらっしゃると思います。

そこで今回の記事では、テレビ会議システムとはどういうものなのか、また、導入することのメリットと選び方のポイントをご紹介していきたいと思います。テレビ会議システムのことをしっかり認識し、効率的に会議ができる環境を目指していきましょう。

テレビ会議システムとは

テレビ会議システムとは、離れた場所でもインターネットを介することでお互いの顔をテレビなどのモニターに映しながら会議を開くことができるシステムのことです。出張費などのコスト削減や、遠隔地にいながらもコミュニケーションの活性化を図れるようにする目的で作られました。

特に「出張会議が多い」「支店がたくさんある」といった会社からの人気が高く、小規模用から会議室用、大規模用まで、さまざまなシーンに合わせられる点も魅力であると言われることが多いようです。

一方で、「設置が難しいのでは？」「操作が煩雑なのでは？」という意見もありますが、基本的にシステムの設置は専門の業者が行なってくれますし、最近では不安なく操作ができるように研修等を実施している業者もあるため、ストレスも少なく運用していくことができると評判です。

テレビ会議システムを導入することのメリット

テレビ会議システムがどのようなものかを認識したところで、実際に導入したらどんなメリットがあるのか、気になりますよね。いくつかご紹介していきます。

・出張費などのコストを抑えることができる
さきほどもお話ししましたが、たとえば本社が東京で支店が大阪にある場合に会議を開こうとすると、本社の人か支店の人が移動する必要がありますよね。そうすると、移動費などの出張費用がかかってしまいます。もし、支店が全国にあったら、さらに出張費用がかさんでいきます。しかし、テレビ会議システムを導入したらどうなるでしょうか。本社と支店をインターネットでつなぐだけなので、このような費用を削減することができます。

・コミュニケーションを活性化できる
これもさきほどお話ししましたが、テレビ会議システムは、遠隔地にいても打ち合わせができるシステムです。社員同士の軽いミーティングでも使用できるので、社内のコミュニケーションを向上させることができます。

・時間を削減できる
これはさきほどの出張に関係することなのですが、出張には移動時間もかかりますよね。もし、この時間を他の業務に使えたらより生産性が上がっていくかもしれません。最近では、こうした時間を有効活用するためにテレビ会議を導入する企業も増えてきています。

・意思決定が早くできる
心理学では、人同士のコミュニケーションの大半は視覚情報によって成立しているという説があります。テレビ会議システムは、電話とは違い映像でコミュニケーションを取りますので、濃密な会議を行なうことができ、そのぶん意思決定も早くできるようになります。

テレビ会議システムを選ぶ際のポイント

テレビ会議システムを実際に導入した場合のメリットをご説明しましたが、いざ取り入れようとした時、どんなものを選べばいいのか悩んでしまう方も多いはずです。そこで、テレビ会議システムの選び方もまとめていきます。

まず、システムを選ぶ際に迷うのが製品のスペックですよね。これを考える時は、システムを設置する場所の広さを考えるといいでしょう。システムごとで音声技術や解像度に違いがありますので、たとえば、設置場所が広ければ音声技術が優れているシステムを導入し、大人数での会議が多ければ全員がよく見えるように解像度が高いシステムを導入するといったように選ぶのがおすすめです。

また、導入コストを考えることも大切です。以前に比べ、テレビ会議システムのコストは全体的に下がってきました。それでも数十万円を超えるものがほとんどですので、導入する際は予算なども考慮しつつ慎重に選ぶようにしましょう。

まとめ

テレビ会議システムは、出張費などのコスト削減やコミュニケーションの活性化などにつながり、ビジネスシーンの効率化を実現します。こうした企業活動にメリットを与える点がテレビ会議システムの魅力と言えるでしょう。

なお、これから導入しようと考えている方は、その選び方に注意することも大切になります。ぜひ、会社に合ったシステムを導入し、ビジネスの効率化を図っていきましょうね。