新型コロナウイルス感染対策の一環からテレワークを行う企業が増えてきました。それに伴い、オフィスの縮小・移転に取り組む企業も急増しています。

ニューノーマル時代に求められる次世代型オフィスとして、今後もその勢いは止まらないでしょう。 ですが、オフィスの縮小・移転にはメリットもあればデメリットも存在します。

そこで、オフィスを縮小・移転するうえで失敗しないためのポイントを解説します。

オフィスの縮小移転

そもそもオフィスの縮小はするべきか

オフィスを縮小することのメリットは主に次の2つです。

■コストを削減できる

オフィスを縮小・移転することで、賃料や光熱費が減ります。さらに、テレワークを導入することで通勤する社員の人数も少なくなるため、交通費を抑えることができるでしょう。

■業務の効率化

近年では、テレワークの普及によって働き方の自由度が広がり、自宅などのオフィス外で働く人が増えてきました。これまでは一人で仕事に集中したいことがあっても大勢の人がいるオフィスで行わなければなりませんでしたが、自宅などで行うことができるようになれば業務の生産性も上がるでしょう。

一方で、オフィスを縮小することによるデメリットとして、次の2つが挙げられます。

■費用がかかる

オフィスを移転するための費用がかかります。現在のオフィスを引き払う際には原状回復工事費用も必要になるでしょう。

また、社員が自宅で会社同様に働けるようにするためのネットワークの構築やセキュリティ対策にも費用がかかります。

■コミュニケーションの不足

次に、社内でのコミュニケーションが減ることもデメリットです。そうなれば、チームワークが低下してしまうかもしれません。オンラインで定期的にコミュニケーションを取る時間を設けることが必要です。

ニューノーマール時代で求められるオフィスのあり方とは

ニューノーマル時代における次世代オフィスでは次の2つが求められます。最も重要なのは、「会社や社員にとってどんな環境で働くことが最適か」を考えることです。

■縮小によるコスト削減

オフィスを縮小することでコスト削減につながるとお伝えしましたが、やみくもに削減すれば良いというものではありません。オフィスの縮小を検討する際は、使用する人数に対する適正面積を考えるようにしましょう。一人あたりのオフィス面積は12.26m²が適正であるとされています。

また、社員が出社したりしなかったりすることを考えて、フリーアドレス制を導入するとよいでしょう。フリーアドレス制とは社員が自分のデスクを持たず、好きな席で仕事をするスタイルのことをいいます。

フリーアドレス制には「部署の枠を超えた働き方ができる」「プロジェクトごとに席を近くにすることで、仕事の連絡事項がしやすくなる」といったメリットがあります。

■オフィスの分散による効率化

都心集中型のオフィスでは、社員は毎日混み合う電車に長時間乗って出社する必要があります。これは社員にとって大きなストレスです。

しかし、社員の居住エリア近くに、本社と同様に働くことが可能な小スペースの代替オフィスであるサテライトオフィスを複数設けることで、通勤時間やストレスが減ることが期待できます。その結果、仕事の効率化につながるでしょう。

働き方の多様化と次世代オフィスの使い方

オフィスの縮小・移転を行うのであれば、テレワークの活用方法についても考えましょう。たとえば、オフィスではミーティングや打ち合わせなどのグループワーク、テレワークでは一人で集中したい仕事を行うというように内容によって振り分けると、より効率的に働くことができます。

また、働く場所が自由になれば「育児や介護と両立したい」「家庭の事情で遠い地域で働くことができない」といった理由から、多様な働き方を求める社員を支援することにもつながります。

働く場所としてシェアオフィスを活用するのも良いでしょう。シェアオフィスとは複数の企業でオフィススペースを借りて利用することです。メリットは異業種や同業種の会社が交流することで、新しいビジネスが生まれることがあげられます。

このほか、オフィスに代わる働く場所としては、複数の企業や人でオフィススペースを利用するコワーキングスペースや、決まった曜日にフロア全体を借りる利用日指定オフィスなどがあります。

これらのことを踏まえて、自社にとってベストといえる縮小・移転を考えてみましょう。

今だからこそオフィスの縮小・移転を考えよう

  • 今後もテレワークを導入する企業は増加する
  • オフィスの縮小・移転によって、コストの削減と業務の効率化が可能
  • テレワークの活用で社員の「多様な働き方」を支援できる
  • オフィスの縮小・移転の際は使用する人数に合わせた適正面積を考える

自社のオフィスデザインやレイアウトの相談があれば、一度、問い合わせてみましょう。
オフィスの移転については、サイト内の下記を参考にしてみて下さい。

オフィス移転に関して