会社の大事な資産である取引先の情報やお客様の個人情報。それが外部に漏れるのを防いでくれるのがセキュリティルームです。ただ、オフィスにセキュリティルームをつくるときには、事前に注意しておきたいポイントがあります。そこで今回の記事では、セキュリティルームを設置するときの注意点について詳しくご紹介していきます。

セキュリティルームをオフィスにつくるときの注意点とは？

セキュリティルームの必要性

会社の機密情報や個人情報などを大切に保管し、漏洩を防いでくれるセキュリティルーム。最近では、多くの会社が設置するようになってきました。この背景には、内部の人によって、社内の情報が流出してしまうケースが多いことが関係しています。

今までは、オフィスに金庫やセキュリティ付きのキャビネットなどを設置することがセキュリティ対策の主流でした。ただ、その方法では、社内の人に鍵の保管場所やロックを解除する番号を見られやすく、比較的容易に情報が持ち出されてしまうリスクがありました。

しかし、セキュリティルームでは、壁や間仕切りによって空間を区画し、認証機能によって人の出入りを管理します。そうすると、認証がなければ部屋に入ることができなくなるため、内部の人によって情報が流出するリスクを抑えることができます。

このように、これまでのセキュリティ対策では脆弱だった部分を強化し、情報の流出を防止できる点、セキュリティルームの必要性は高いと言えます。

オフィスにセキュリティルームをつくるときの注意点

実際にセキュリティルームをつくるときには、何よりも内部からの情報漏洩に注意する必要があります。その方法として有効なのが、監視システムの導入です。まずは、セキュリティルームに導入しておきたいオススメの監視システムをいくつかご紹介します。

・入退室管理システム
入退室管理システムは、いつ・誰が入退室したのかを記録できるシステムです。これを設置することで、どの時間に誰がセキュリティルームに入ったのかをチェックすることができます。それによって、内部の人による犯行はもちろん、外部からの侵入による情報流出も防げます。

・監視カメラ
監視カメラは24時間、誰がセキュリティルームに入退室したのかを目視で確認できるものです。入退室管理システムを設置したとしても、監視カメラがなければ「共連れ」による情報流出が起きるかもしれませんし、その犯人を特定することもできません。しかし、監視カメラを入り口と部屋のなかに設置しておくことで、共連れを防ぐことができます。

・セキュリティ付きの収納
これは、個人に割り振られた番号やカードキーなどによって開閉ができる収納庫のことです。実際に機密情報や個人情報を保管するときは、このような収納庫に入れるようにしましょう。いくら入退室管理システムや監視カメラがあったとしても、安心してはいけません。ここまでしっかりセキュリティ対策を行なうことで、より確実に情報漏洩を防ぐことができます。

以上、監視システムの説明をしてきましたが、これらに加えて、特に重要なのが「限られた人しかセキュリティルームに入れないようにすること」です。当たり前のことですが、誰もがセキュリティルームに入れてしまうと、情報の保管場所を分けた意味がありません。

この点は、セキュリティルームをつくるときの注意点として、しっかり覚えておきましょう。

まとめ

会社の機密情報や個人情報が漏洩することは、社内外の信用・信頼を落とすことにつながります。その点で、安心・安全に会社の機密情報や個人情報を保管しておけるセキュリティルームの必要性は高いと言えます。大きなリスクを負う前に、今回ご紹介してきた注意点を踏まえてセキュリティルームを設置してみてはいかがでしょうか？