最近では、ITの普及によってオフィスでもペーパーレス化が進んできています。その一方で、「オフィスにペーパーレスが浸透していかない……」と、頭を悩ませている方も多いことでしょう。今回は、ペーパーレスをオフィスで推進していくための方法をご紹介していきますので、「ペーパーレスを導入して経費を削減したい！」という方は、ぜひご一読ください。

経費削減につながるペーパーレス化とは？

毎日たくさんの文書がつくられているオフィス。印刷に失敗した文書も数えると、かなりの枚数が消費されているのではないでしょうか。そして、「無駄に経費がかかってしまっている……」なんてことになっていませんか？

ペーパーレス化は、そんな経費の無駄づかいを抑える方法の1つです。具体的には、印刷していた文書をデータに起こすことで、これまで大量に使われていた紙の消費を減らし、費用を削減していきます。そして、データ化された文書はネットワーク上で管理され、いつでもどこでも閲覧することができるようになります。

また、他にも、文書の紛失や盗難の防止、環境への配慮といった経営上のメリットを得ることができる点にもペーパーレス化の魅力があります。経費削減だけでなく、このような社内を効率的に運営していくことができる画期的な取り組みがペーパーレス化なのです。

ペーパーレス化がうまく進まない理由

多くのメリットをもたらすペーパーレス化ですが、実は多くの会社でうまく浸透していないのが実情です。その理由は、ペーパーレス化をうまく取り入れるためには、これまで紙ベースで行なわれていた業務のやり方を変えていかなければならないからです。

たとえば、会議や稟議書の決済フローなどがこれに当たります。ペーパーレス化を行なうためには、会議の時に資料を配布する方法や議事録の取り方を変える必要がありますし、社内で稟議を行なう時に稟議書ファイルの作成や、決済までのフローを変えていく必要があります。

こうした仕事の進め方を変えていくのは容易ではありませんよね。さらにペーパーレス化は手間や時間的コストもかかりますので、なおのことスムーズに導入することは難しいでしょう。このような理由があるため、ペーパーレス化は、なかなか浸透していかないのです。

ペーパーレス化をオフィスで推進するための方法

上記の通り、これまでの仕事の進め方を変えていく必要があり、浸透しにくいペーパーレス化ですが、その取り組みをオフィスでうまく推進していく方法があります。ポイントは以下の3つです。

・経営陣が積極的にペーパーレス化を推し進める

経営陣が経営課題としてペーパーレス化に取り組む姿勢を見せることで、全社員にその意識を持たせることができます。ただ、当然のことですが、それは実践しなければ意味がありません。たとえば、経営会議をペーパーレスで行なうなどすれば、ペーパーレス化の流れが会社に浸透していきやすくなるでしょう。また、フリーアドレスなどを導入し、「収納スペースの制限」と「共有書類のファイリング」を推し進めることで、ペーパーレス化を促進する方法もあります。

・まずは変えられるところから変えていく

ペーパーレス化は、導入すると同時にこれまでの業務のやり方も変えていかなければなりません。ここで、いきなり全ての業務をペーパーレスにしてしまうとどうなるでしょうか。新しいやり方に対応しきれずに社内が混乱してしまうかもしれませんよね。まずは、社内の書類管理をペーパーレスにするなど、できるところから徐々に浸透させていくようにする方法がオススメです。

・長期的な視野を持って取り組んでいく

上記のように、いきなり全ての業務をペーパーレス化するなど、短期で成果を出そうとすると失敗するリスクが高まります。まずは社内から、次は契約書や見積書などの社外関係の書類……といったようにある程度の期間を見据えてペーパーレス化に取り組んでいくことが大切です。

まとめ

今回は、ペーパーレス化を推進させていくための方法についてご紹介してきました。ペーパーレス化は、そう簡単にオフィスに浸透できる取り組みではありませんが、経営陣から積極的に導入を推し進め、地道に業務のやり方を変えていくことで、きっと浸透させていくことができます。経営者の方や、社内で業務改革を担当している方は、ぜひここでご紹介したことを踏まえて、ペーパーレス化に取り組んでいってみてくださいね。