従来のミーティングスタイルは、会議室などでデスクを囲って行なうのが一般的でした。今もなお、そうした会社は多いと思います。しかし最近では、新しいミーティングスタイルを取り入れている会社も増えてきています。その1つが「オープンミーティング」です。今回の記事では、オープンミーティングがどのようなものなのかご紹介していきます。

オープンミーティングのすすめ

オープンミーティングとは

オープンミーティングは、ちょっとしたスペースなどを利用して、必要なときに必要なメンバーがスグに集まってミーティングを行なうスタイルのことです。

「ミーティングは会議室で行なうもの」。今までは、そのような意識が広く浸透していたと思います。しかし今では、ミーティングを行なうときに会議室を使う必要性は低くなってきています。

会議室でミーティングを行なうことには「希望の時間帯で会議室の予約がしづらい」、「雰囲気が固くなって気軽に発言できない」などの課題があるからです。

オープンミーティングは、こうした従来のミーティングスタイルで課題となっていたことを解消し、より効率的で活発なミーティングを実現します。それによって今、注目を集めているミーティングスタイルとなっています。

オープンミーティングのメリット

必要なときに必要なメンバーがスグに集まってミーティングを行なうオープンミーティングには、どのようなメリットがあるのか見てみましょう。

・意思疎通が早くなる

オープンミーティングでは、議題に応じて必要なメンバーだけが集まってミーティングをします。とにかく関係していそうなメンバーを手当たり次第集めるミーティングとは異なるため、基本的には少人数で行なうことになります。それによってメンバー同士の意思疎通が早くなり、ダラダラと続く非効率なミーティングを避けることができます。

・メンバーが気軽に発言できる

形式的なミーティングとは違い、オープンミーティングの雰囲気はフラットです。発言しやすい雰囲気なのでメンバー同士、気軽に意見を言い合えます。その結果、コミュニケーションが活発になり、より濃密なミーティングにすることができます。

・場所を取るための時間を削減できる

会議室でミーティングを行なうスタイルでは、希望の時間帯で予約ができないケースも多々あります。実際、希望の時間で会議室の予約を行なえなかった経験がある方も多いのではありませんか？そうすると、ミーティングの日程をあらためて調整するなど、対応に時間を取られてしまいます。しかし、オープンミーティングにすると、わざわざ会議室を予約しないでも良いので、日程の調整などに時間を割かなくて済みます。

いかがでしょうか。このように従来のミーティングで起こりがちな課題を解決できるところに、オープンミーティングのメリットがあります。

オープンミーティングには不便なシーンもある

新しいミーティングスタイルとして有用性の高いオープンミーティングですが、場合によっては不便に感じてしまうこともあります。それは、ミーティングでどうしてもプロジェクターやホワイトボードを使用しなければならないときです。

オープンミーティングでは、ちょっとしたスペースを利用してコミュニケーションを行ないます。そのため、ミーティングを開催する場所にプロジェクターやホワイトボードなどの設備が必ず整っているとは限らないのです。

多くのメリットがあるオープンミーティングですが、このような不便なシーンがあるということも覚えておくようにしましょう。

まとめ

今回はオープンミーティングのことについてご紹介してきましたが、いかがでしたか？ミーティングの効率化を図り、より濃密なコミュニケーションを行なっていきたいのなら、オープンミーティングは実施する価値があります。ミーティングに無駄があると感じている経営者の方は、ぜひオープンミーティングを取り入れてみてください。