オフィス移転には、不安なことやわからないことがつきものです。おそらくみなさんの中にも、そうした悩みを抱えている方がいらっしゃることでしょう。でも、せっかく新しいオフィスに移転するのですから、何事もなくスムーズに進めたいですよね？

そこで今回の記事では、オフィス移転の際にまずは知っておきたいポイントと注意点をご紹介していきます。初めてオフィス移転を行なう方は、ぜひ参考にしてくださいね。

オフィス移転でまずは知っておきたいポイントとは

オフィスを移転する際に、まずは知っておきたいポイントには、主に以下の3つがあります。一つずつ見ていきましょう。

・オフィス移転の理由を明確にしておく
オフィスを移転するということは、今のオフィスに何かしらの問題点があるからです。その原因を明らかにしておかなければ、新しいオフィスを決める基準がぶれてしまう可能性があります。そのため、たとえば、社員が多くなりオフィスが手狭になったから広いオフィスに移転する、といったように理由は明確にしておくようにしましょう。

・新しいオフィスに求める条件の優先順位を決める
これは物件探しのコツとなりますが、今のオフィスでダメな理由がわかると、新しいオフィスの条件も見えてくるようになります。しかし、すべての条件をクリアすることは中々難しいですよね？そのため、「これだけは絶対に外せない」「これは外しても大丈夫」といったように、物件に求める条件の優先順位を決めるようにすることが重要になります。

・オフィス移転のチームを立ち上げる
オフィスの移転を行なう時には、社内でプロジェクトチームを立ち上げることも必要になります。なぜなら、プロジェクトとして動くことで社員の役割が明確になり、オフィス移転の効率やスピードが高くなるからです。もし、プロジェクト化し役割分担しなければ、移転にかかわる業務が一人に集中し、効率やスピードが落ちてしまう可能があります。

オフィスを移転する際には、以上の3つに気をつけながら取り組むことをオススメします。

オフィスを移転する際の注意点

続いては、実際にオフィスを移転する際の注意点をご説明します。注意点も主に3つとなりますので、しっかり覚えておくようにしましょうね。

・貴重品の管理
実際にオフィスを移転する時に、まず気をつけなければならないのは貴重品の管理です。移転当日は業者をはじめ、さまざまな人がオフィスに出入りします。その時に、個人や会社の貴重品が紛失したら大変ですよね？そうしたトラブルを未然に防ぐために、貴重品の管理は徹底するようにしましょう。

・個人情報や機密情報の管理
会社には、お客様の個人情報や、経営にかかわるような重要な情報がたくさんあります。もし、それらの情報が漏れてしまうような事が起こると、社会の信用・信頼が落ち、今後の経営に大きなダメージを与えてしまいます。必ず管理を徹底するようにしましょう。

・廃棄物の管理
移転作業では、新しいオフィスに持って行かない不用品や、廃棄物が出ることも多いです。しかし、業者に突然引き取りをお願いしても断られるケースが多いので、不用品や廃棄物を引き取ってくれる業者を別で呼んでおくなど、あらかじめ対策しておくようにしましょう。

オフィスの移転を行なう上で大切なこと

ここまででご紹介してきたように、オフィスを移転する時には決めておかなければならないことや、注意しなければならないことがあります。そして、これらのことを問題なくスムーズに進めていくには、何よりも「移転の計画」をしっかり決めておくことが大切になります。

1年前とは言いませんが、最低でも6ヶ月くらい前にはオフィス移転の計画を練り、準備を始めることをオススメします。ぜひ、このことも参考にしながら、オフィス移転に取り組んでみてくださいね。

まとめ

今回は、オフィス移転を行う際にまずは知っておきたいポイントや、実際に移転作業を行なう時の注意点、さらにはオフィス移転を行なう上で大切となることをご紹介してきましたが、いかがでしたか？オフィス移転は、会社の重要なプロジェクトの一つと言っても過言ではありません。ここでお話ししてきたことを踏まえて、ぜひ会社にとって大事なオフィス移転を成功させましょうね。

ちなみに、オフィス移転のタイミングで多目的スペースやフリーアドレス、文書管理システムを採用し、オフィスのスペースを有効活用すると、「働き方改革」など経営上のメリットにもつながります。特に都心部は家賃が高いため、スペース削減も重要な課題となるはずです。オフィス移転の際は、この点もあわせて検討してみてください。