オフィスでICTを活用することは、今の時代では当たり前になってきています。でも、みなさんの中には、「そもそもICTってなに？」「ICTを活用することでどんな効果を得られるの？」という疑問をお持ちの方もいらっしゃるはずです。

そこで今回は「そもそもICTとはどんなものか」「ICTを導入することでオフィスにどのような効果をもたらすのか」についてご紹介したいと思います。

そもそも「ICT」ってどんなもの？

まずはICTがどんなものかを簡単にご説明したいと思います。すでにご存知の方は、おさらいのつもりで見てみてください。

ICTとは、人と人がIT技術を活用して「コミュニケーションを行なうこと」を指します。ここでいうコミュニケーションとは、情報を共有したり、発信したりすることを言います。たとえば、会議の際に個人のPCの中にある情報をモニターに映しメンバーと共有したり、本社と支社をテレビ会議システムでつなげたりすることをイメージしていただけるとわかりやすいかと思います。

「ITと何が違うの？」と思われる方もいらっしゃると思いますが、基本的にICTとITは同じ意味で使われることが多いです。ただ、具体的な違いを挙げるとすると、ICTが上記の通り「IT技術を活用してコミュニケーションを行なうこと」を指すのに対して、ITは「技術そのもの」を指します。

ICTをオフィスで活用することは、会社にさまざまな効果をもたらすことにつながるため、海外をはじめ、今では国内の会社でも積極的に導入が進んでいます。

ICTをオフィスで活用することでどんな効果につながる？

では、ICTをオフィスで活用すると、一体どんな効果につながるのでしょうか。ここでは、主に挙げられている効果を3つご紹介します。

まず、1つ目は「時間の短縮」です。たとえば、外出先で資料を忘れた時に社内のサーバーに入れるシステムを導入しておくと、社内の人に情報を聞いたり、会社に取りに戻ったりする必要がなくなります。また、お客様先で用意していなかった資料もすぐに取り出すことができますので、結果的に一つひとつの業務の時間を短縮することが可能になります。

2つ目は「コストの削減」です。会議を行なう際、今までは基本的に資料を印刷するのが当たり前でしたよね？しかし、この会議のやり方は印刷費用がかかりますし、準備や配布する人的コストもかかってしまいます。そこで、タブレットやノートPCで資料を確認できるシステムを導入しておくと、ペーパーレスで会議を行なうことができ、印刷費用を抑えることができます。また、人的コストの削減にもつながります。

3つ目は「オフィスの運用効率化」です。たとえば、会議室の予約管理をノートPCなどで行なえるシステムを導入しておくと、会議室の予約やキャンセルを容易にできるようになります。さらに、“カラ予約”を防ぐことにもつながりますので、社内外の会議を効率よくスムーズに進めることが可能になります。

ICTの活用はワークスタイルの変革にもつながる！

実は、ICTをオフィスで活用することは、結果的に経営上のメリットにもつながります。そのメリットとは“ワークスタイルの変革”です。ワークスタイルの変革は、一般的に社員の働き方を改善し、社内の生産性を上げたり、会社の競争力を上げたりすることを目指すものです。

ICTは「時間の短縮」「コストの削減」「オフィスの運用効率化」といった効果をオフィスにもたらしますよね。これは社員の働き方を変えることにつながります。そして、社員の働き方が変わることによって、社内の生産性が上がったり、会社の競争力が向上したりします。

実際に最近では、ワークスタイル変革を実現するためには、ICTをオフィスに取り入れることが有力であるということも数多く報告されています。そのため、ワークスタイル変革に取り組む多くの会社が、ICTを活用しているケースが見られるようになってきています。

まとめ

オフィスでICTを活用することは社員の業務を効率的にします。そして、それは結果的にワークスタイルの変革を実現し、社内の生産性や会社の競争力を高めたりすることにもつながります。その影響からか、最近ではICTを取り入れる会社が増えてきています。

もし、みなさんの会社でも、社員が効率的に業務を進められる環境を整えたいと思っているのなら、ぜひICTの活用を検討してみてくださいね。