ミーティングでは「ダラダラ続く……」「いつまで経っても結論が出ない……」といったことがよくありませんか？そして、そのたびに「効率的なミーティングにしたい」と思っている方はたくさんいらっしゃると思います。せっかく自分の時間を費やすのですから、なるべく良いミーティングにしていきたいですよね？

そこで今回は、「ミーティングが非効率になる原因」から「効率的にミーティングができる方法」、さらには「ミーティングを効率的に行うことのメリット」まで解説していきたいと思います。

ミーティングが非効率になる原因

まずは、どうしてミーティングが非効率になってしまうのか、その原因を見ていきましょう。一般的に非効率なミーティングには以下の特徴があります。

・出席者が多い
ミーティングでありがちなのが、議題に関係していそうな人をとにかく参加させることです。しかし、大人数ですと、議論がスムーズに進まなかったり、発言しない人が出てきたりする可能性が高くなります。また、決定権のない人ばかりが集まっても、ミーティングで決定した方針が最終決定者によって覆ることも考えられますので、意味のないミーティングになるリスクがあります。

・時間の制限を決めないでミーティングを行なう
時間の制限を決めずにミーティングを行なうケースもよく見られます。制限がないと、いつまでもダラダラと続けてしまいますし、集中力も持ちません。その結果、答えが出ないままミーティングが終了してしまい、時間を無駄に使ってしまうことになります。

・目的を共有していない
議論を始める前にミーティングの目的を共有しなければ、発言が的外れになったり、思いつきになったりします。そうすると、議論の収束が見えなくなり、結果的に非効率なミーティングになってしまいます。

他にも、「情報共有だけのミーティング」や「資料が読みづらいミーティング」は、非効率になりがちです。この状態は、業務の生産性を低下させることにもつながりますので、気をつけるようにしましょう。

効率的にミーティングを行なうための方法とは

では、実際にミーティングを効率的に行なうための方法には、どんなことが挙げられるのでしょうか。ここでは、3つのポイントをご紹介します。

1つ目は「ミーティングの参加者を最小限に抑えること」です。コツとしては、本当に議題に関係している人だけをピックアップし、ミーティングへの参加を呼びかけるようにします。このようなミーティングだと、メンバー全員が議題に密接に関係しているので、内容も濃密なものにすることができます。

2つ目は「議題と決定したいことをメンバーに共有すること」です。目的が定まっていると、議題の解決に向けた発言が出てきやすくなります。その結果、議論がスムーズに進み、効率的にミーティングを行なうことができるようになります。

3つ目は「制限時間をしっかり決めること」です。さきほどもお話ししましたが、時間に制限がないと、ダラダラとしたミーティングになりがちです。そのため、ミーティングを行なう際はしっかり時間を決め、かつキッチリ守るようにしましょう。オススメはタイマーなどを設置することです。

効率的なミーティングを行なうことのメリットとは

「効率的なミーティング」には、意見が活発に出たり、メンバーの結束が強くなったりと、さまざまなメリットがあります。ただ、その中でも特に大きなメリットとなるのが「社員の生産性を向上させることができる」ことです。

さきほどもお話ししましたが、ミーティングが非効率な状態だと、とにかく多くの時間がかかります。しかし、効率的なミーティングにすると円滑に議論が進むため、時間を有効に使えることにつながります。時間が有効に使えるようになると、社員は他の仕事にも手をつけられるようになりますよね？それが結果的に生産性を向上させることになるのです。

あなたの会社で非効率なミーティングが行なわれている場合は、ぜひ効率的なミーティングを推進していくことをオススメします。

まとめ

効率的なミーティングを実施することは、社員の生産性を上げることにつながります。そのため、今では多くの会社が効率的なミーティングの導入を進めています。今後もミーティングを効率的に行なおうとする会社は増えてくるはずですので、ぜひ、あなたの会社でも、ここでご紹介したことを参考にしながら、ミーティングの改革をしてみてはいかがですか？