ひとくちに「ミーティング」と言っても、その種類がいくつかあることを知っているでしょうか。ミーティングを行なうときは、それを踏まえたうえで目的に応じたスタイルを選ぶことが大切です。では、具体的にどのようなミーティングスタイルがあるのか。今回の記事でご紹介していきます。

ミーティングの種類

ミーティングの種類

ミーティングは、目的があってはじめて行なわれるものです。その目的をスムーズに叶えるためにもミーティングスタイルは慎重に選ぶ必要があります。ここでは、代表的なミーティングスタイルを6つ説明します。

✓報告、連絡型のミーティング

これは、参加者が自分の業務の進捗状況などを報告し、決裁者が判断などを下すときに行なわれるミーティングです。主に情報共有を目的とする際に採用されるケースが多いです。報告、連絡型のミーティングは比較的、トップダウン系の会社で開催される傾向にあります。

✓意思決定型のミーティング

意思決定型のミーティングは、参加者が自由に意見を出し合い、最終的には決裁者が意思決定を下すスタイルです。この場合、決裁者は、自らが出した意思決定の理由を参加者に説明する必要があります。

✓スケジュール決定型のミーティング

ある目標を達成するための日程を決めるミーティングです。「いつ・誰が・何をする」といったことを決定し、目標達成に向けて予定を組んでいきます。多くの部署が関わっている場合は、事前に各部署で予定を決めて、最終的に代表者が集まってスケジュール調整を行なうことが多いです。

✓問題発見型のミーティング

問題やトラブルが起きた際に、その原因がどこにあったのかを調べ、再発を防止するために行なうミーティングです。このミーティングでは、対処療法的な対応策ではなく、本質的な解決方法を見つけることを目的とします。そのため、上司・部下、役職・立場に関係なく、率直な意見を出し合うことが良いと言われています。

✓コーチング型のミーティング

コーチング型のミーティングは、上司が部下に対して、成功例や失敗例などの情報を共有し、部下がある目標を達成できるように指導するミーティングのことを指します。このミーティングを行なうことで、個々人のスキルアップはもちろん、会社全体の生産性アップが期待できます。

✓アイデア創出型のミーティング

このミーティングは、新しいアイデアが欲しいときなどに行なわれるミーティングです。一般的には短い時間で参加者同士がアイデアを出し合い、そのなかから一番良いものを採用する方法が主流です。このミーティングでは、役職や立場に関係なく、気軽にアイデアを出し合ったほうが効果的となります。ブレインストーミングと呼ばれることもあります。

ミーティングを行なう目的に合わせて、最適なスタイルを選択してみましょう。

より良いミーティングを行なうための方法

目的に応じてミーティングスタイルを決めても、進め方によっては有意義なミーティングにならないことも多いです。そこで、より良いミーティングを行なうために意識すべきポイントを以下にまとめました。ミーティングを行なう際の参考にしてください。

✓意識するべきポイント

  • 事前準備をしっかり行なう
  • 参加者全員が目的・ゴールの内容を共通で認識しておく
  • 基本的に30分以内で行なう
  • 参加者は必要最小限の人員にする
  • 座る位置を工夫する
  • 内容は議事録に記録する
  • 決定した事柄は可視化する
  • 全員が発言する

以上のポイントを意識すれば、効率的にミーティングを進められることにつながります。今のミーティングがあまり有意義ではない場合は、やり方の改善を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

ミーティングは円滑に仕事を進めるうえで欠かせないものです。より有意義な内容にするためにも、これからは今回ご紹介してきたことを踏まえてミーティングに取り組んでみてください。