IoTによってオフィスの設備が快適になると良く言われるようになりました。エコの意識の高いオフィスではIoTを早くから取り入れているところもあるようです。
しかし実際のところIoTとは良く聞くけれどどういうことなのだろう？何からはじめれば良いのだろうかと思っている企業も多いようです。
そこで今回はIoTの言葉の意味や、オフィスデザインやオフィスレイアウトを考えた実践方法まで細かくご紹介していきたいと思います。

IoTっていったい何のこと？

IoTとは、Internet of Thingsの略称。「モノのインターネット」とも呼ばれます。
現代ではビジネスに欠かすことのできないインターネットと、実際に身の回りにあるさまざま機器を繋げることによって、ビジネスやサービスの向上に活用することを言います。
オフィスを作る際にIoTを意識することで、離れた場所からオフィス機器の状態確認や操作などが可能です。IoTの導入は、インターネットが接続できる環境があればどこでも可能となります。インターネット接続のできるパソコンをはじめ、スマートフォンやインターネットテレビなどを通じてIoTに対応した小型の専用デバイスを介して行ないます。

外出先から指定の資料の印刷や送信が可能に

例えば、急ぎの商談に向かうため、急いで帰社して資料を印刷したい時、IoTを活用したプリンタの外部操作が役に立つでしょう。
ファイルをクラウドにアップロードし、オフィスの高品質プリンタでどこからでも綺麗な資料を準備しておけるのです。また、オフィスのPCにローカル保存したデータを、外部から操作することで取り寄せることが可能です。このように、オフィスのさまざまな機器をインターネットでつなぎ、外出先から操作することで、時間を節約できるのです。

会議の板書をIoTで効率的に取り込む

カメラが搭載されたIoTモジュールを、どこにでもある会社のホワイトボードの上部に取り付けていきます。このカメラ搭載のIoTモジュールには、ホワイトボードに書かれた文字を、読み取ることができるプログラムを導入しておきます。ホワイトボードに書かれた内容をデータ化することで、配信先の閲覧者に簡潔にわかりやすいデータで届けることが可能になります。
また、カメラはホワイトボードの上部からの映像を正面から撮影したかのように自動で補正していきます。書いている人の手が写り込まないように補正した状態でリアルタイムにデータを更新するため、ホワイトボードを見てノートにメモする手間を省くことができます。IoTを駆使することで、遠隔会議などで議題の共有をスムーズに行なうことが可能になるのです。

会議室を効率的に活用するIoTの例

大きなオフィスになると、どの会議室がいつ空いているのか把握することが難しい場合もあります。特に会議中の場合、何時に会議室が空くのか、中に誰がいるのかを外から確認するのも一苦労です。
例えば、IoTを駆使したRobinという機器を導入すると、会議室の使用状況や中にいる社員など、リアルタイムに確認することが可能です。誰がどの会議室で会議を行なっているのかは、スマートフォンのアプリをダウンロードしておけば誰でも閲覧が可能。会議室の外や受付にRobinを導入したタブレットを設置しておけば、もう空いている会議室を探して駆け回る必要はありません。社員宛ての緊急の外線が入った場合でも、すぐに場所を見つけられるのです。また、会議室の利用予約やキャンセルもスマートフォンやPCから簡単に行なえます。
さらに、どの部署が頻繁に使用しているのかという使用頻度の解析を行うことも可能です。
こうしたIoTの仕組みはRobin以外にもさまざまな会社からリリースされています。
会議室以外にもさまざまな設備の利用状況をインターネットに繋げておくことで、多くの人が設備を有効的に活用できるようになります。

まとめ

IoTでオフィス環境を快適にする最新設備を紹介してきました。IoTは比較的新しい技術概念のため、まだまだ浸透していない面があります。しかし、技術の発展により、業務に役立つ仕組みが次々に発表されています。オフィス環境にIoT技術を取り入れることにより、業務の効率化につなげるなど、さまざまな可能性が期待できるでしょう。