働き方改革の一環としてフリーアドレス制にしたオフィスでよく聞くのが、思ったような成果につながらなかった…。生産性が低下した…。といった声です。フリーアドレス制は会社にとって嬉しい効果をもたらしてくれる働き方である反面、場合によっては失敗するリスクもあります。なぜフリーアドレス制は失敗してしまうのか…。成功させるポイントとともにご紹介します。

パソコンとスマホを操作している人

フリーアドレス制が失敗する理由

生産性を上げるためなど、プラスの働きを期待してフリーアドレス制の導入を検討している会社は多いでしょう。しかし、今の社内の体制や風土などによっては効果がマイナスになってしまうことがあります。

なぜなら、フリーアドレス制を導入するためには、それに合わせた環境や設備、レイアウトにしないといけないからです。たとえば、ペーパーレス化やWi-fi環境の整備、ITツールなどの導入が挙げられます。

ここを無視してフリーアドレス制を採用しても思うような効果を期待できません。フリーアドレス制で失敗してしまう会社の多くは、これが原因となっている傾向にあります。

フリーアドレス制を成功させるための方法

フリーアドレス制を導入し、期待するような効果を得るためには、まず失敗の原因に対処する必要があります。つまり、さきほどお話ししたペーパーレス化やWi-fi環境の整備、ITツールなどの導入を進めなければなりません。

しかし、これでもまだフリーアドレス制を取り入れる準備が整った段階です。ほかにも以下のような取り組みをおこなうことも大切になります。

✓導入の目的を社員に共有する

なぜフリーアドレス制を導入するのか。この目的を明確に定め、社員に共有することが成功要因のひとつです。目的がないままフリーアドレスを導入しても、社員は今までと同じ席で仕事をおこなうことになるでしょう。これは、フリーアドレス制が全く機能しないことにつながります。また、制度自体の形骸化も招いてしまいます。

フリーアドレス制を導入する際は、まずその目的をきちんと定めましょう。それを社内にしっかりと浸透させることで、社員の理解度も深くなり、フリーアドレス制がうまく機能し、そのプラスの働きを得られることにつながります。

✓フリーアドレス制に対応できる体制を構築する

フリーアドレス制を導入しても社内の体制が今までのままだと、「フリーアドレス制を導入した結果、電話や郵便物などの取り次ぎがうまくいかなくなった…」といった問題が起きる可能性があります。

このような事務的な業務の問題は、あらかじめオペレーションを定めるなどの体制を構築して対応するようにしましょう。たとえば、電話を受ける社員を固定にしたうえで一人ひとりに携帯電話を支給し、内線に対応させておけば、少なくとも電話の取り次ぎで問題が起こるリスクを抑えることができます。

✓全体的なレイアウト変更を検討する

フリーアドレス制では島ごとで仕切られたレイアウトより、オープンオフィスのような環境が望ましい傾向にあります。仕切られたオフィスだと、誰がどこにいるのかわかりにくくなるからです。

これは、トラブルが起きたときの対応が遅れたりするなど、場合によっては業務の効率性を下げてしまう可能性もあります。フリーアドレス制を導入する際は、全体的なレイアウトを一度、見直してみることをオススメします。

まとめ

今回はフリーアドレス制が失敗する理由と成功させるポイントをご紹介してきました。単純に導入するだけでは、フリーアドレス制がもたらす効果を得ることは難しいです。制度として浸透させるためにも、ここでお話ししてきたポイントを参考にしながら、フリーアドレス制をオフィスに導入してみてください。

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