資料・用度品の集中管理でパーソナルスペースをスッキリさせる

どんな時でもオフィスはきちんと片づいていた方が、仕事の効率は上がるもの。
限られたスペースの中で、より快適に仕事をするには自分のデスクゾーンだけでなく、会社全体の整理整頓も重要になってきます。特にそれほど大きくないオフィスでは、必要な資料や用度品を管理するスペースの無駄をなくし、より効果的な配置や整理の仕方を盛り込む事が必要になってきます。
今回は、ミニマムで効率が良く、快適なオフィスを実現する為の資料・度品管理のコツをレクチャーいたします。

パーソナルスペースを狭めるのはNG！

業務に必要なパーソナルスペース（おもに各自のデスク周辺）を小さくなっていると、ストレスがかかってしまいます。小さなオフィスだからといって、デスクが狭くなるのは仕方ないと我慢していても、頻繁に不便に感じるタイミングが発生します。すると、作業のスピードが遅くなり、結果的に良い仕事は生まれません。たとえ小規模なオフィスだとしても、一定のパーソナルスペースはきちんと確保し、余裕のある広さで仕事ができるレイアウトが理想です。

作業に必要ないものは別スペースで一括管理

では限られたスペースのなかで、どのようにすれば各社員のパーソナルスペースを最大限確保できるのでしょうか？
多くの場合、デスクの上を占領しているものは筆記用具などの文具品や、大量の書類やファイルケース、資料だったりします。これらの物を整理するスペースを別の場所に作るだけで、だいぶ個人の作業スペースは広くなります。整理整頓を個人個人で任せるのも良いですが、それだとなかなか進捗しません。個人保有の物は、最低限引き出しに収まる筆記用具やホッチキス・はさみなどの場所を取らない物のみとし、大きな定規や穴あきパンチ、予備の文具などは共有の保管スペースを作るようにしましょう。

管理に必要な設備を整える

ファイリングシステムや用度品の管理システム、ロッカーなどの設備を整えておくと、保管や管理がスムーズになります。私物の管理には鍵付きのロッカーを用意し、機密情報が入ったノートPCなども必ずロッカーで管理させます。こうすることで、情報セキュリティの向上とパーソナルスペースの確保を同時に実現できます。また、請求書など会社の正式な書類は、鍵付きの専用書庫を設置しましょう。何カ月も前の使わない請求書ファイルが山のようにデスクに積まれている、なんてことは避けられるでしょう。日付ごとに並べるようにルールを決めておけば、いざ必要になった際もスムーズに取り出せるでしょう。

用度品の規格は統一、リストアップで管理する

同じ商品でも、メーカーや商品によって、使い勝手や価格までさまざまです。用度品の管理を日常的に行なう必要があります。不要不急な商品を重複して買ってしまうなど、無駄なコストに繋がりかねません。用度品の一括管理を導入する際は、今ある会社で購入したものをリストアップし、使用目的や購入頻度をまとめるようにしましょう。また、発注のタイミングや用度品の規格をあらかじめ統一し、管理する場所を明確にします。そして、用度品の管理にも責任者を任命しておきましょう。共用の所有物は、どうしても所有意識が薄くなり、乱雑に扱ってしまいがちです。それ自体は仕方ないことなのかもしれませんが、誰かが管理しなければ荒れ放題になってしまいます。担当者を決め、正式な業務の一環として社内ルールの広報や在庫の管理を任せることで、用度品のコストを大幅に削減できます。

まとめ