日々の仕事が忙しく、知らず知らずのうちにデスクのうえに書類が山積みになってしまった…。という方は多いのではないでしょうか。今回はそんな方たちに向けて、書類をスッキリ整理できるコツをご紹介。いつもデスク周りが書類でいっぱいの方はぜひチェックしてください。

書類整理

デスク周りをキレイにキープできる書類整理のコツ

書類整理には大きく分けて3つのコツがあります。1つずつ確認していきましょう。

✓デスクのうえに書類を放置しない

仕事中はデスクのうえに書類を置いたままでも良いですが、帰宅するときは必ずしまいましょう。そのまま放置しておくと、次の日の仕事で使った書類と混ざり、いざ必要になったときにスムーズに取り出せなくなります。

また、本来デスクのうえは「物置」ではなく「作業場」です。書類でいっぱいになると、そもそも仕事をうまくこなせなくなる可能性もあります。その日に使った書類は必ずしまうことを心がけましょう。

✓項目ごとに分けて書類を保管する

デスクのうえにファイルスタンドやボックストレーを置く際は書類ごとで項目分けしてみましょう。そうすれば、スムーズに書類をしまえて、デスク周りを整理できることにつながります。また、ワゴンのなかも内容ごとで項目分けしておくと良いでしょう。

✓いらなくなった書類は廃棄する

デスク周りの整理が苦手な方によく見られるのが、いつまでも書類を保管しているケースです。もう使わない書類と再び使う書類の区別をしないために、つい保管し続けてしまう傾向にあります。「念のため」という理由で使わない書類を保管しているパターンも多いです。

書類を保管する際は「直近で使用するもの」、「このさき使わないもの」に分けて、使わない書類は思い切って廃棄しましょう。それが、デスクのうえをキレイに保てることにつながります。

書類整理の流れ

ここからは実際に書類整理の流れを見ていきます。とてもシンプルな流れなので、参考にして書類の整理に取り組んでみてください。

①デスクのうえに何もない状態にする

まずは、今デスクのうえにある書類などをすべて下ろしたりし何もない状態にします。デスクのうえには電話とPCだけを残し、限りなくスッキリさせるようにしましょう。

②「必要」、「保留」、「不必要」に分ける

次はデスクのうえにあった書類などを「必要」、「保留」、「不必要」の3つに分けます。カゴや段ボールなどを使うと、うまく分けることができます。保留は整理の時点で判断がつかない書類があることを想定し設けています。

ただ、基本的には残すかどうか迷ったら廃棄してしまいましょう。デスクのうえが片付かない理由の1つには「必要ない書類まで残している」ということが挙げられます。必要な書類かどうか迷ったら思い切って廃棄することをオススメします。

③「必要」なものを取り出していく

書類などを3つに分けたら、必要なものを取り出していきます。日常的に使用する書類であればファイルスタンドやボックストレーを用意し、項目分けしたうえで保管してOK。使用する頻度が高くない書類の場合は、ワゴンのなかにしまい必要になったときにスムーズに取り出せるようにしておきましょう。一通り必要なものを整理したら、今度は「保留」にした書類などの整理を進めましょう。

ここまでできたら、もうデスク周りはキレイな状態になっているはずです。あとはデスクのすぐ側に「不必要」ボックスを準備するなどし、日々の仕事のなかでいらなくなったものをまとめて保管できるようにしておきましょう。そうすれば、整理整頓が習慣化し、デスク周りがごちゃごちゃするリスクを抑えることができます。

まとめ

今回は、デスク周りの書類整理のコツをご紹介しました。うまく書類が整理できない…という方は、ぜひここでお話ししてきたことを参考にしてみてください。

また、最近ではフリーアドレスなどを導入し、そもそも書類をあまり発生させないようにしている会社も多くなってきています。書類の整理整頓を全社的な課題にしている方は、この際にフリーアドレスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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