オフィスにある会議室は従業員が社内会議やパートナー企業との打ち合わせのために自由に利用することが出来る設備の一つです。ただし、同じ時間に会議室を使おうとしていたなんてトラブルになってしまったら大変ですから、一定のルールを作って運用していく必要がありますよね。最近は、会議室の運用に会議室管理システムを導入する企業も増えているので、今回はそのシステムについてご紹介いたします。

会議室管理システムを導入するメリット

ひとくちに会議室と言っても、その会議室内の設備に違いがある場合があります。例えば、会議室の中にはテレビ会議システムを利用出来る部屋と、一般的な会議室としての部屋に分けられているなんていう場合もありますよね。

そういう場合でも、会議室管理システムでは、事前にテレビ会議を行う部屋を選択して予約を行えるため、会議室の予約状況の照会を行った上で、テレビ会議を行う相手の都合が良い時間帯を選べるようになります。すでに利用者が決まっている場合でも、何時から部屋が空くのかを会議管理システムで照会が出来るので、空き時間を利用して会議を開催することも可能でしょう。

さらに、会議室管理システムがインターネットを利用している場合、自分の席で部屋の空き状況をすぐに調べることも出来ます。社外であっても、ネットワーク接続があれば、外出先からの空き状況の把握なども可能になるので非常に便利ですよね。
今までのようにわざわざ会議室にかかっている予約台帳を見に行って、その人のところに話をしに行って、調整というアナログな手間をかけなくて済むので、調整の時間が非常に楽になるというのは大きなメリットのひとつです。

会議室管理システムの導入事例・成功例

会議室管理システムを導入する企業は、複数の会議室をオフィス内に用意していると想定して考えてみます。仮にこの会議室の管理システムが導入されていなければ、会議室が複数ある場合、誰が何時から何時まで使用しているのかを見るためには会議室の入り口に置いてある会議室の予約台帳を見なければなりません。

また、自分が利用したい時間にその会議室の利用者が既に決まっている場合、空いている会議室を探すために、部屋の数だけ台帳を調べるなどの手間がかかることになってしまいますよね。会議室管理システムの中には、グループウェアや会議室の入り口に端末を設置したタイプがあります。このような会議室管理システムは予約台帳が電子データとして保存が行われており、利用時間の延長や終了などの操作を行う事が出来ます。導入事例の中には、会議室管理システムを導入したことで空予約を削減出来た事例などがあるようです。

以前、会議室の入り口に利用中や空き状況を示すプレートを設置していた会社で、システムを導入して以来、自動的に利用状況が更新されるため、予約が入った状態のまま空室になることが少なくなったなどの声があります。

オフィスの会議室の予約方法は会社によって違う

会議室を利用する場合、毎月の定例会議などに関しては、事前に会議を開催するタイミングが決まっているため、希望の日時に会議室を押さえられるはずです。しかし、不定期に開催する会議や緊急に話し合いを行う必要が出た場合、会議室に空きがあるのかなどを調べる必要が出て来ますよね。

また、会社により会議室の運用方法や収容人数は様々ですよね。従来の会議室の運用方法では、本来は空室になっている会議室でも、前に利用した人が使用中の表示のままにしてしまうと、使えるはずだった会議室も使えない空間になってしまいます。一方、会議管理システムを導入した場合は、退室ボタンを押す事で利用中から空室に自動的に切り替えてくれるため、使える会議室が一目で分かるなどのメリットがあるのです。

まとめ

会議室管理システムには色々なシステムがあるので、会社毎に運用方法が異なっていても、自社に合うシステムを選ぶことが出来ます。

また、会議室管理システムの運用に当たっては、操作性が良い製品が多くあるので、特別な知識やスキルがない人でも簡単に利用する事が出来るはずですよ。これを機会にあなたのオフィスでもシステムの導入と、それによる会議室利用の効率化を図ってみるというのはいかがでしょうか？