より有意義な会議にする上で、ヒントとなるのが「会議室のレイアウト」です。机やイスの並べ方を工夫するだけで、社員一人ひとりがアイデアや意見を発信し、議論を活発にすることができます。

今回の記事では、そんなより良い会議につながる会議室のレイアウトについてご紹介していきます。

机とイスの配置が重要！各レイアウトの特徴と、それぞれに最適な会議

いろんな工夫をしてみたけれど、どうしても活発に議論が行なわれない……。みなさんの会社でも、よくあることではないでしょうか。その理由の1つに、机やイスの配置が関係しています。

ここでは、会議室のレイアウトごとの特徴と、それぞれのレイアウトに最適な会議についてご紹介していきますので、「社内で行なわれる会議があまり良い会議ではない……」という方は積極的に変えてみましょう。

・コの字形式

机を「コ」の字にし、その周りにイスを配置するところに特徴がある形式です。主にプレゼンテーションや業務報告、企画開発会議などで用いられます。コの字の空いたスペースでプロジェクターやスクリーンを使えるため、資料を確認しながら進める会議に最適なレイアウトになります。

・ロの字形式

机を「ロ」の字にして、その周りにイスを配置する形式です。主に重役会議や国際会議など重要な会議などで、このレイアウトが用いられる傾向にあります。参加者全員と顔を見ながら議論ができるため、緊張感を持って会議をしたい場合に適しています。

・対面形式

会議の参加者が、机を挟んで向かい合うように座る形式です。主に契約を交わす時や商談の時に用いられます。対等な関係で議論をしたい時などに最適なレイアウトと言えますね。ただ、人数が多くなりすぎると、端の人の声が聞こえづらくなりますので注意しましょう。

・スクール形式

全ての机とイスが1つの方向を向いている形式です。学校の教室をイメージするとわかりやすいでしょう。スクール形式は、主にプレゼンテーションやセミナーなどで用いられ、社内で商品の勉強会などを開催する時にピッタリなレイアウトです。ただ、議論や意見交換をしたい場合には適していないので、気をつけるようにしましょう。

・島型形式

何台かの机とイスを組み合わせて並べる形式です。オフィスで島型になっているデスクをイメージするとわかりやすいと思います。グループで議論をしたり、1つの作品をつくったりするグループディスカッションの時に適しているレイアウトですね。

・シアター形式

スクール形式のように全員が1つの方向を向くように配置する形式です。ただ、シアター形式の場合は机を置かずイスだけを並べます。主に入社式や壮行会、講習会の時などに、このレイアウトが取られることが多いです。社内で講習会を開く時に最適なレイアウトと言えます。

会議室のレイアウトは、会議の内容に合わせて決めることがポイントです。この点を押さえておくことで、より良い会議にしていきやすくなります。

会議室のレイアウト以外で気をつけておきたいポイント

より良い会議にするためには、机やイスのレイアウト以外にも気をつけておきたいポイントがあります。それは、「会議室に余計なモノを置いておかないようにすること」です。

実は人の集中力は環境に左右されやすく、周りにある音やモノなどによって影響を大きく受けます。そのため、雑然とした空間では、集中が続きにくくなります。

活発な議論をするためには、一人ひとりが会議に集中する必要がありますよね。しかし、会議室に山積みの書類があったり、会議に不要なモノがあったりすることで、集中力が続かず、「良い会議にならなかった……」というリスクが高まってしまうのです。

会議をする時は、ぜひこのような周りの環境の部分にも気を配るようにしていきましょう。

まとめ

会議は、会議室のレイアウトに工夫を加えることで、より良いものにしていくことができます。意味のある会議にしていくためにも、レイアウトの変更は積極的に行なっていきたいところですね。

ただ、さきほどもご紹介した通り、良い会議はレイアウトだけでなく、その環境づくりから工夫をしていく必要があります。このことにも気をつけながら、「やって良かった！」と思える会議を目指していきましょう。