毎月支払わなければならない社員の給与。それと同時に取り組まなければならないのが「給与明細の発行」です。給与明細を紙で発行していると、紙代がかかることはもちろん、社員一人ひとりに明細を届けたりする時間もかかってしまいます。こうした課題に対して有効なのが「給与明細電子化」です。今回は給与明細電子化のメリット・デメリットをご紹介します。

給与明細

給与明細電子化とは？

給与明細は給与額や残業代、社会保険料などを記録する大切な書類です。少し前までは紙で発行され、社員一人ひとりに手渡しされていました。給与明細電子化とは、給与額や残業代といった情報をそれまでのような紙ではなく、データで発行することを言います。給与明細をデータ化することで、社員は自分のPCから直接、明細内容を確認できるようになったりします。

給与明細電子化のメリット

給与明細電子化には、会社側と社員側双方にメリットがあります。まずは、会社側のメリットから見ていきましょう。

✓紙代や人件費を削減できる

冒頭でも軽く触れましたが、給与明細を紙で発行すると紙代がかかります。また、封筒代やインク代もかかってしまいます。さらに、それらの作業を行なうためには人の手も必要になります。給与明細を電子化すれば、これらのコストを抑えることができます。もちろん、給与明細をデータ化しても人の手による管理は必要になりますが、紙で発行していたときよりは時間を要することはないでしょう。

✓業務効率を上げることができる

上記と関連しますが、給与明細を紙で発行すると、少なくとも印刷→封入→投函の流れで作業を行なうことになります。データ化すれば、こうした作業をカットすることができます。それにより、給与明細の発行でかかっていた時間をほかの業務に回せるようになります。

✓再発行にかかるコストを抑えられる

給与明細が紙だと紛失につながるリスクがあります。仮に紛失した社員から再発行の依頼を受ければ、再び給与明細を発行しなければなりません。このとき、もろもろのコストがかかります。しかし、電子化すれば元のデータはWeb上にあるので、紙のときにかかっていたコストを抑えて再発行できます。

では、続いて社員側のメリットを確認していきましょう。

✓いつでも給与明細を確認できる

電子化にした給与明細はWeb上で保管されます。そのため、社員は明細書を確認するためのIDとパスワードがあれば、いつでもどこでも給与明細をチェックできます。もちろん、過去の給与明細を確認することも可能です。

給与明細電子化のデメリット

一方で、給与明細電子化には以下のようなデメリットもあります。

✓社内に浸透しない可能性がある

給与明細電子化を採用したとしても、社員に受け入れられなければ社内に浸透していくことはありません。給与明細は社員から紙での発行を要求されれば、それに応じなければなりません。そのため、給与明細電子化を取り入れるときは、事前に社員に理解してもらうことが大切です。これを怠れば、うまく電子化を推し進めることは難しくなります。

✓情報漏洩のリスクがある

Web上に情報が公開されるということは、そのぶん情報漏洩のリスクも高くなります。もちろん、情報漏洩が起きないように社員一人ひとりにはIDとパスワードが付与されるのですが、それでもリスクがなくなるというわけではありません。給与明細電子化を進める際は、それと同時にセキュリティ対策にも力を入れることをオススメします。それが、安心・安全に給与明細を発行できることにつながります。

まとめ

今回は、給与明細電子化のメリット・デメリットについてご紹介してきました。余計なコストを抑えて給与明細の発行を行ないたい経営者の方は、お話ししてきたメリットとデメリットを踏まえたうえで給与明細電子化を取り入れてみてください。