コロナ禍によるリモートワークからオフィスワークに戻りつつある職場も増えています。
多くの企業が実施したリモートワークは、社員をオフィスに集めるという従来の働き方の意味を改めて考えるきっかけにもなりました。

今回の記事では、新たな時代に求められる「オフィスの在り方」について、オフィスワークを続けていくことの意義や考えて対処するべき課題、そのために必要なルールなどについてご紹介していきます。

「集中」と「分散」、これからのオフィスが求められるもの

新時代のオフィス運営を考えるうえで、外せないキーワードは、「集中型」と「分散型」です。
「集中型」とは、大勢の社員をオフィスに集める働き方のことです。企業としてあるべき働き方とされてきましたが、コロナ禍によりその弱みが浮き彫りになりました。
新型コロナのようなウイルス感染や地震などの天災はいつ起きるかだれにも予測できません。

しかし、企業として安定した収益を確保するためには、いかなる非常事態においても、ビジネスを継続できる基盤を整えておく必要があります。

つまり、これからの時代は、「集中型」だけに依存するのではなく、リモートワーク（在宅勤務）やサテライトオフィスなどを前提とした「分散型」の働き方を拡大していくことが求められているといえるでしょう。
「集中型」から「分散型」という考えは、これからの働き方で考慮されるべきウイルス感染のリスクを分散し、低減させることも同時に意味しています。

オフィスワークの「必要性」と「利点」を考える

オフィスワークの一番のメリットとして挙げられるのは、リモートワークと比べて、双方向のコミュニケーションが取りやすいことです。
そのため、迅速な意思決定やチームメンバーの進捗管理、新人教育などが必要なときには、オフィスワークのほうが便利でしょう。
結果的に、チームの一体感も醸成しやすいからです。

一方、リモートワークにも実務的なメリットがあります。
例えば、会議のたびに部屋を押さえる必要がなく、会議室などへの移動時間も発生しません。
また、ひとりで資料を作るといった場合もリモートワークのほうが集中できるでしょう。

これからの時代においては、生産性を落とすことなく、いかにリスクを最小化させるかという考え方がポイントになります。
そのためには、オフィスワークとリモートワークのメリットとデメリットを把握したうえで、職場ごとのベストミックスを模索していくことが大切です。

つまり、オフィスワークですべき仕事とリモートワークでできる仕事の判断基準、また、オフィスで安全に働くためのルール作りが必要となるのです。

コロナウイルスの感染拡大に伴い、日本では意図せずしてテレワークの実施が拡大しました。
そしてテレワークで働くことのメリットや、業務効率の向上を実感した人もいます。

ウイルス感染のリスクを最小限に抑えたうえで、生産性は以前よりも向上する。
オフィスワークとリモートワークのミックスには、そうした新たな可能性があり、それぞれの企業が真価を求められる時代を迎えているといえるでしょう。

アフターコロナで優先されるべきオフィスの「安全性」

これからの「オフィスの在り方」について、まず、今まで以上にオフィスの衛生管理を強化することが求められます。
ウイルス対策がなされた環境で社員が安心して働けるよう、オフィスを清潔に保つためのルール作りや、ウイルス対策に必要な備品を揃え、リスト化を進めていきましょう。

例えば、オフィスに入る前には手洗いとうがいを行う、常にマスクを着用する、退社するときにはデスク周りを消毒する、1日に数回、窓を開けて空気を入れ替えるといった従業員が統一された認識をもてるルールが必要です。

社員に浸透するまでは、社内広報を活用したり、朝礼や昼礼でリマインドをしたりなどして、周知を徹底することが大事です。
オフィスでの人と人との距離感も、2メートル範囲を目安として改めて見直したほうがよいでしょう。
ソーシャルディスタンスを取るのが理想的ですが、スペース的に難しい場合は、社員の間をパーティションなどで仕切るなどの工夫が必要です。

オフィスワーカーの「見える化」と「ルール化」の確立

管理職などが主体となり、オフィスやそこで働く社員の環境を常に最適化していくことも大切です。
まず、リモートワークにできる仕事を確認、拡大し、オフィスの人口密度を減らしていきましょう。
勤務状況や仕事内容などをチェックできるような体制を整え、可能な社員には在宅勤務を促す、社内外にサテライトオフィスを設けて何名かはそこに移動してもらうなどの取組も有効でしょう。
オフィスレイアウトを工夫して、社員同士のタッチポイントを最小化することも必要です。

また、あらかじめアジェンダを用意してミーティングを短縮化したり、コミュニケーションが必要なチーム同士の席を近づけたりするなど、細やかな工夫も大事です。
共用物や共用デバイスも減らしていきましょう。

ただし、指示する人によって判断基準が異なると社員は混乱してしまいます。
そのため、新しいルールを社内制度として確立する必要もあります。
具体的な仕事例を挙げ、該当する場合は在宅勤務やオンラインでのコミュニケーションを推奨するなど明確に記載しておくとよいでしょう。

これからのオフィスの在り方に合った環境づくりが大事

オフィスの在り方が変われば、当然最適な環境も変わっていきます。
新しい視点で、オフィスやミーティングスペースのレイアウト、共用部分、換気場所などの見直しが必要です。

これからの時代、オフィスは社員が必ずいるべき場所ではありません。
「どのようなシーンで使われると効果的か」という点に主眼を置き、そこで働く人たちの環境を整えるとよいでしょう。