納期をしっかり守り、退社時間が早く、いつも余裕を感じる人。
このような仕事ができるタイプの人はタイムマネジメントに長けています。
しかし、「タイムマネジメント」といわれても今ひとつピンとこない人もいるでしょう。

「タイムマネジメント」は、現代における重要なビジネススキルとして注目されています。
個人の生産性を上げたり、企業やチームの業務を効率化できたりと、タイムマネジメント力に優れた方は仕事の質を一段と上げられると考えて良いでしょう。

そこで、今回はいま重要視されるタイムマネジメントの概要や実践方法、取り組むことによって生まれるメリットなどについて解説します。
ぜひ参考にして、仕事の質を高める方法のひとつとして取り入れてみてください。

タイムマネジメントとは？現代が注目する業務効率化のキーポイントを解説

スケジュール管理とは異なる時間活用スキル「タイムマネジメント」
タイムマネジメントはこれまでの時間の使い方を見直し、業務の効率や生産性を上げるためのテクニックで、重要なビジネススキルとして注目されています。

2013年に発表された「働き方改革」をきっかけに、残業時間を減らす方向へ企業は動いているものの、ただ単純に今までよりも労働時間を減らすだけでは仕事は回らなくなるでしょう。

そこで注目を浴びるようになったのが、限られた時間で効率よく仕事をこなすタイムマネジメントという考え方です。
似たような言葉としてスケジュール管理がありますが、タイムマネジメントとは少し方向性が異なります。

スケジュール管理は1日の予定を確認して、そのなかでできる仕事をアサインするだけです。
一方、タイムマネジメントはスケジュール管理に加えて、それぞれの業務における目標設定や優先順位付けを行ったり、業務の振り返りをしたりします。
限られた時間のなかで最大限のパフォーマンスを発揮するための方法を検討するのがタイムマネジメントだと言えるでしょう。

タイムマネジメントを行なうことには、さまざまなメリットがあります。

  • タスク漏れのリスクをなくし、重要度の高い仕事を明確にできる
  • 優先順位が明確になっているためタイムロスを抑えられ、業務効率が上がる
  • タスクのスケジュールが立てられるので、精神的なゆとりが生じる
  • 行なうべき業務が明確になっているので、達成感や充実感を得られる
  • 時間の管理がしやすくなるため、仕事とプライベートのバランスがとりやすくなり、計画も立てやすくなる

残業を減らすためには、それぞれの仕事のパフォーマンスを上げるのが一番の近道と言えるでしょう。
ひとつひとつのタスクのパフォーマンスを上げるためにも、タイムマネジメントは有効です。

そして、タイムマネジメントにおいても上手く取り入れるためコツがありますので、ご紹介していきます。

上手なタイムマネジメントの方法と取り入れるコツ
タイムマネジメントを行うための最初のステップは「業務の見える化」です。
まずは自分が抱えている業務をしっかりと洗い出すことが重要になります。

業務が把握できたら、それぞれにかかる工数や時間を概算していきましょう。
自分のリソースや力だけでは手に負えない業務を抱えているときには、早急に周囲へ共有する必要があります。

次に、それぞれの業務に対して優先度をつけてみてください。
この際、「アイゼンハワーマトリクス」を使用すると優先順はつけやすくなります。

アイゼンハワーマトリクスとは、仕事の管理や業務の優先順位付けに有効なワークフローです。
「重要」、「重要でない」、「緊急」、「緊急でない」の4つの観点で仕事を振り分けてみましょう。
アイゼンハワーマトリクスで重要性・緊急性の高い業務を洗い出せれば、優先順位がつけやすくなり、日々の業務も効率的になります。

タスクの仕分けや優先順位付けはこの時点で完了していますので、あとはスケジュールを元にタスクを適宜メンバーにアサインしていけばよいでしょう。
業務で空き時間ができた時には振り返りの時間を設け、より効率的に業務が回せるようなアイデアを皆で考えると、さらなる生産性の向上に繋げられます。

タイムマネジメントはスポーツと同じで継続が重要
限られた時間のなかで最大限のパフォーマンスを発揮するタイムマネジメントを一朝一夕で実現するのは難しいです。

初めて行う際には優先度をうまく付けられなかったり、完璧を求めすぎてスケジュール通りに進まなかったりといったことがあるかもしれません。

ですが、そこでタイムマネジメントの取り組みを諦めてしまうのではなく、継続していくことが重要です。
野球やサッカーなどのスポーツと同じように、タイムマネジメントは経験を積めば積むほど、上手くこなせるようになっていきます。
レベルの高いタイムマネジメント力を身に付けられれば、より速く、よりクオリティの高い仕事ができるようになるでしょう。

また、タイムマネジメントはやり方に確固たる決まりはありません。
セオリーをなぞるだけではなく、自分のやり方を追求していくほど奥深いものになっていきます。
経験をもとにカスタイマイズしたアプローチで、着実に成果を出していきましょう。

個人から集団まで取り入れる価値のあるタイムマネジメント
仕事をする人にとって、タイムマネジメントはとても有意義なビジネススキルです。

個人的にタイムマネジメントを学び、リーダーとして活躍するのも良いですが、そのノウハウをチームや会社のメンバーと共有できるのがベストでしょう。
タイムマネジメントに精通した従業員は、若手メンバーなどに対して研修を行なうなど、積極的に共有していくことが望ましいです。

生産性のアップ、ワークエンゲージメントの向上、残業時間の削減などは個人だけが頑張ってもなかなか実現できません。
会社全体が一丸となって取り組むことで、企業と従業員、双方に対しての成果が大きくなります。

タイムマネジメントはあらゆる場面で活用できる
タイムマネジメントは仕事のパフォーマンスを向上させるだけではありません。
限られた時間を有効活用するスキルなので、日常生活でも役に立つ場面は多いでしょう。

例えば、趣味や資格取得の勉強など、休日にやるべきことがたくさんある人はタイムマネジメントのスキルを用いることで1日を上手い時間配分で過ごせます。

いろいろと使い道があるタイムマネジメントにぜひ取り組んでみてください。